26. novembril Tallinnas aruka ajajuhtimise avatud koolitus

Järgmine “Aruka ajajuhtimise” avalik koolitus Tallinnas toimub 26. novembril. Inimeste huvi on üsna elav – kui tahad osaleda koolitusel, siis on just praegu õige hetk koolitusele registreeruda.

Nagu ikka, õmbleme koolituse lõplikult valmis vastavalt osalejate soovidele, mille selgitamiseks osalejad täidavad paar nädalat enne koolitust veebiküsitluse. Ja julgen tagasihoidlikult kinnitada, et tegemist on hea asjaga – siiani minu koolitusel käinud inimesed on jäänud väga rahule ning nimetavad koolitust äärmiselt praktiliseks, huvitavaks ja kasulikuks. Kui ei usu, loe ise, mida inimesed arvavad koolitusest.

Ülejärgmisel nädalal viib Peep Vain Pärnus läbi järjekordse “Saavutama õppimise” koolituse (millel loomulikult soovitan osaleda, pidavat väga vinge olema, lähen isegi) ning ma ei välista, et nii mõnigi sellel osaleja tuleb ka ajajuhtimise koolitusele, et leida tuge Pärnus tehtud plaanide elluviimiseks ja oma ajakavasse sisse kirjutamiseks. Seega – praegu on veel ruumi novembri lõpu ajajuhtimise koolitusel osalemiseks, aga ma pole kindel, kui kauaks veel vabu kohti jagub 🙂

Kui tahad koolituse kohta midagi pärida, küsi julgesti postituse kommentaarides või saada mulle e-kiri.

Väikesed tööjupid rokivad täiega

Olen üha enam avastanud, kui palju enam saan tehtud, kui tegelen sarnaste tegevustega korraga. Mida täpsemalt pean silmas? Võtame lihtsa näite: nõupidamise ettevalmistamine.

  1. Koostan nõupidamise ajakava. Kui valmis, siis küsin: “Mis on järgmine tegevus?”
  2. Valmistan ette materjalid nõupidamise 1. päevakorrapunktiks või palun selle eest vastutaval inimesel seda teha. Kui valmis, siis küsin: “Mis on järgmine tegevus?”
  3. Valmistan ette järgmise päevakorra punkti. Ja siis järgmise. Kui kogu ettevalmistus tehtud, küsin “Mis on järgmine tegevus?”
  4. Leian osalejate kalendritest sobiva aja nõupidamiseks. Saadan kutse. Kui valmis, siis küsin: “Mis on järgmine tegevus?”
  5. Ootan nõupidamist, sest kõik on tehtud.

Selline töö väikesteks juppideks jagamine toimib nagu võlutult, sest aitab paremini aru saada, mida konkreetselt on vaja teha. Ning ümberlülitumised võtavad märksa vähem aega, sest neid lihtsalt on vähem.

Või võta näiteks projekt, mida võiksime nimetada “Muutu kõhnemaks!”

Kui kirjutad oma kalendrisse mingile kuupäevale “Võta kaalust alla!”, siis kahtlustan, et see ei toimi. Aga kui teed tegevusnimestiku, milles järgmised tegevused:

  1. Vaata oma menüü läbi.
  2. Leia, mille arvelt saaksid tervislikumalt toituda.
  3. Otsusta, mida edaspidi sööd ja mida mitte ning miks.
  4. Nuputa välja, millist sporti tahad teha.
  5. Nuputa välja, kui tihti tahad sporti teha.
  6. Otsi trenn / otsusta, millal hakkad nt jooksmas käima.
  7. Pane end trenni kirja.
  8. Pane trenni ajad kalendrisse.

Märksa parem, kas pole?! Tegelen ise just nimelt selle projektiga:

  • Otsustasin, et vähendan veini kogust paarile klaasile õhtusöögi kõrvale – mulle maitseb vein tohutult, aga ta, sunnik, lisab kaloreid.
  • Otsustasin, et kui on valida kala ja linnu vahel, valin kala, ning kui on valida linnu ja looma vahel, valin looma. Lisaks varasemast enam köögivilju – seda vahel ka liha asemel.
  • Otsustasin hakata igal hommikul ujumas käima – ostsin Nõmme ujula hommikuujumiste kümne korra pileti. See plaan ei olnud eriti hea, sest avastasin kolmandal hommikul, et lihtsalt ei jaksa ujuda. Tegin sujuvalt plaani ümber (teatavasti plaani saab muuta ainult siis, kui sul on plaan) ning nüüd käin ühel hommikul ujumas ning järgmisel jooksmas ja qi gongi tegemas metsa all ning järgmisel jälle ujumas. Plaan toimib ja on väga hea. Nagu ka olemine.

Esimesed tulemused on olemas:

  • Tunnen ennast märksa paremini.
  • Kehakaal on langenud kuuga 2 kilo.

Samal moel võib teha mida iganes: jaga vaid asi piisavalt väikesteks konkreetseteks tegevusteks ning vii plaan samm-sammult ellu, küsides pärast iga sammu: “Mida peaksin järgmiseks tegema, et kõik läheks parimal võimalikul moel korda?”

45 head ajajuhtimisviidet ühel lehel

Kogusin Vain&Partnerite ajajuhtimise külgedele kokku kõik head ajajuhtimisviited, mis mul käepärast. Vaata nimekirja – ehk leiad midagi kasulikku endalegi.

50/30/20 reegel

Avastasin mõne kuu eest Steve Pavlina blogis vana sissekande, mis soovitab kasutada nn 50/30/20 reeglit. Reegel ise on lihtne:

  • Kuluta 50% ajast asjadele, mis on olulised 5 aasta perspektiivis.
  • Kuluta 30% ajast asjadele, mis on olulised aasta-paari perspektiivis.
  • Kuluta 20% ajast igapäevastele tegemistele.

Olen proovinud seda reeglit oma elus kasutada viimase paari kuu jooksul ning tulemused on fantastilised! Oluline on see, et planeerid igasse päeva paar tundi väga olulistele asjadele ning pead sellest plaanist ka kinni. Ning elu muutub kuu-paariga märksa mõnusamaks 🙂

Aruka ajajuhtimise blogi tõuseb tuhast :)

Ei saa mitte vaiki olla 🙂 Iga kord leian koolitustelt mitmeid huvitavaid mõtteid, millest võiks teistelgi abi olla – seetõttu avan uuesti aruka ajajuhtimise blogi ning jagan teiega korra-paar nädalas mõne hea ajajuhtimisnippi, millest minul ja mu klientidel on abi olnud.

Google Calendar suhtleb mobiilidega

Kui varem oli Google Calendaril hea mobiilne veebiliides, siis nüüd saab sünkroniseerida Google Calendarit enam kui sadat marki mobiilidega – Goosynci abil.

Ja tasuta tõukepost emoze toimib nüüd ka Google Mailiga suuremate probleemideta, kui te seda veel ei teadnud.

Google Calendar ja Microsoft Outlook suhtlevad!

Google tuli lõpuks ometi välja programmijupiga, mis suudab sünkroniseerida Microsoft Outlooki ja Google Calendari kalendreid. Tänased punktid lähevad inimese lihtsustamise eest seega Google’ile 🙂 Kui kasutad aja haldamiseks mõlemat tarkvara või vajad Google Calendarit Microsoft Outlooki oma sõpradega jagamiseks, tõmba tarkvara siit.

Inimesed rahul!

Bingo! Pidasin vahepeal mitu koolitust ning kohtusin kümnete harukordselt meeldivate inimestega, kellega oli ajajuhtimise asju arutada puhas rõõm. Loe, mida inimesed arvavad mu koolitusest 🙂 Suur tänu kõigile osalejatele!

Kui soovid ka tulla asja uurima, siis järgmised koolitused toimuvad 11. märtsil Ülemiste City konverentsikeskuses ja 12. märtsil Olümpia hotelli konverentsikeskuses. Personali- ja koolitusjuhtidele kehtib endiselt soodushind 990 krooni mõlema koolituse puhul.

Ettevõttekoolituse kavandajatel soovitan uurida firma- või organisatsioonikoolituse lehte lisainfo saamiseks.

Küsimused ja pärimised ikka ja alati oodatud mu e-postkasti.

Suurepärane abimees ClearContext

Kalju Rüütli Trigger Software‘st tutvustas mulle eile suurepärast ajahaldusvahendit: ClearContext IMS v4. Kui see paigaldada MS Outlookile, siis võidad 3 asja: ükski e-kiri ei jää vajaliku tähelepanuta, kirjavahetus püsib loomulikul moel koos ning saad Outlookile öelda, et tahad segamatult näiteks 60 minutit töötada ilma, et uued e-kirjad tööd häiriksid.

Proovisin ise järgi ja julgen soovitada: väga hea töövahend, mis suurendab efektiivsust oluliselt.

Mida teha, et uue aasta lubadused ei jääks vaid lubadusteks

Enamik inimesi annab uue aasta alguses endale lubadusi: toitun tervislikumalt, hakkan trennis käima, loobun suitsetamisest või viin lõpule mingi olulise tööülesande. Kui aasta saab läbi, selgub sageli karm tõde: enamikest lubadustest ei saanud asja, need jäid alusetuteks. Kuidas seda olukorda vältida?

Uue aasta lubaduste puhul tuleb igaga neist siduda konkreetsed tegevused, mis aitavad meid eesmärgile lähemale. Kui kavas on näiteks suitsetamisest loobuda, siis selleks tuleb midagi ette võtta. Nii panedki kirja tegevused: selgita endale suitsetamise kahjulikkust ja hangi selleks infot, lepi nõustajaga aeg kokku, vajadusel osta plaastreid või nätsu, leia endale tegevus suitsupauside rutiini täitmiseks muu lõõgastava tegevusega. Kui kõik need asjad tehtud, võib alustada edukat võõrutuskuuri. Sama moodi soovitan panna iga uusaastalubaduse puhul kirja konkreetsed sammud, mis on vajalikud lubaduse täitmiseks.

Vahel kipuvad asjad – ja mitte ainult uue aasta lubadused – jääma unarusse hoolimata korralikust tegevuskavast. Kuidas olukorda lahendada?

David Allen soovitab oma kohustusi korrapäraselt üle vaadata ning leiab, et puudulik ülesannete ülevaatus tekitab sama palju stressi kui põhjalik ülevaatus seda leevendab. Ülevaatus loob selguse ja eneseusalduse ning soodustab loovust. Ja maalähedasemalt asja võttes: ülevaatus aitab panna aja planeerimise süsteemi klappima tegeliku eluga.

Iga päev
Igal õhtul, enne tööpäeva lõppu, vaatan üle saabunud e-kirjade kausta ja tühjendan selle (nagu olen varasemates kolumnides kirjeldanud). Seejärel heidan pilgu tegevusnimestikele.

Sageli avastan, et „@Ootel”-nimestikus (mäletate, selles on delegeeritud asjad) leidub ülesandeid, millega kaastöölised on lubanud lõppevaks päevaks ühele poole saada, aga millest pole olnud kuulda kippu ega kõppu – sel juhul saadan neile meeldetuletuse või helistan üle. Samuti vaatan üle teised tegevusnimestikud, et veenduda: neis puuduvad tegevused, millega pean tingimata täna tegelema. Ülevaatuse käigus planeerin ka järgmist päeva ning panen üsna täpselt paika, millega tahan seda sisustada.

Järgmisena vaatan üle päeva jooksul laekunud paberid, panen kirja nendega seotud konkreetsed tegevused (näiteks lisan kalendrisse meeldetuletuse arve maksmiseks) ning arhiveerin need.
Lõpuks viskan pilgu mööduva ja järgmise päeva kalendrisse: kas kõik tänased asjad said hästi tehtud ja mis mind ootab homme ees? Kui see on tehtud, võib tööpäeva lõppenuks lugeda ning – pea töömõtetest tühi – asuda koduste toimetuste juurde.

Selliseks ülevaatuseks kulub mul iga päev kuni tund.

Iga nädal
Iga reede pärastlõunal reserveerin kalendris tunni-paar nädalaseks ülevaatuseks. See on ülevaatustest tõhusaim, sest aitab vältida tõrkeid pooleliolevates projektides.

Esimesena võtan ette pooleliolevate projektide nimekirja ja vaatan projektid ükshaaval läbi. Kas kõik saab tehtud tähtajaks? Kas mõni projekt on takerdunud ning kui nii, siis mis on selle põhjus ja kuidas tõkestust kõrvaldada? Kas vahepeal on tekkinud vajadus mõne uue ja olulise projekti järgi? Sageli avastan ülevaatuse käigus, et nädalaga on mõned projektid muutunud aktuaalsemateks ja teised vähemoluliseks – järelikult tuleb ka prioriteedid ümber vaadata.

Paari nädala tagant vaatan läbi ka kõik meilikaustad, et teha kindlaks, ega neisse ole ununenud asju, mis nõuavad tegutsemist. Kui leian mõne sellise, lisan selle tegevusnimestikesse. Samuti sirvin läbi aktiivsete projektide taustamaterjalid, sest vahel eksib ka neisse konkreetset tegevust nõudvaid asju.

Pärast projektinimekirja vaatan läbi kõik tegevusnimestikud ja sageli avastan, et mõned asjad on jäänud unarusse – proovin nad sel juhul hiljemalt järgmisel nädalal lõpetada.

Seejärel vaatan läbi mööduva nädala kalendri, et leida sellest tegemata jäänud asju. Viimasena võtan ette järgmise nädala kalendri: veendun, et kõik olulised asjad on kirjas. Töönädala võib sellega lõppenuks lugeda ning nädalavahetusel töömõtted mind ei kimbuta.

Kord kvartalis
Iga kolme kuu tagant reserveerin kalendris pool päeva rollide läbivaatuseks. Rollide nimestikke on mul kaks, üks töö- ja teine eraelu jaoks. Minu olulisemad töörollid on koolitaja ja ajakirjaniku omad. Mõlema puhul vaagin, kas täidan neid rolle hästi ning mida konkreetselt peaksin tegema, et veel parem olla. Sama moodi vaatan läbi eraelu rollid: olen abikaasa, isa ning täidan ka paari ühiskondlikku ülesannet.

Kui ülevaatuse käigus avastan, et peaksin midagi tegema, olemaks parem inimene, siis lisan konkreetsed tegevused oma ajajuhtimissüsteemi.

Kvartaliülevaatuse käigus vaatan läbi ka need ideed, mida olen pannud kirja tulevikus teostamiseks – tõenäoliselt on mõni neist jõudnud nii kaugele, et sellega kohe tööle asuda.

Kord aastas
Nüüd jõuamegi uue aasta lubaduste juurde. Iga aasta alguses vaatan peale rollide üle ka järgmise 12-18 kuu eesmärgid. Millega soovin alanud aastal toime tulla nii era- kui ka tööelus? Sõnastan kõik need asjad võimalikult konkreetselt ning taas panen kirja lihtsad ja selged füüsilised tegevused, mis aitavad mind eesmärkide saavutamisele lähemale.

Kord kvartalis vaatan aasta eesmärgid üle, teen vajadusel muudatused – et eesmärgid oleksid eluga kooskõlas – ning hoolitsen selle eest, et aasta lõpus oleks põhjust endaga rahul olla.
Kvartali- ja aastaülevaatuseks soovitan varuda peaaegu segamatuks pühendumiseks terve päeva. Vajadusel võib ju sellist ajurünnakuks kasvavat ülevaatust korraldada kogu osakonna või ettevõttega, et eesmärgid ja nende täitmiseks vajalikud tegevused oleksid kõigile selged ja mõistetavad.

Mõni kord kasvab aastane ülevaatus visioonide määratlemiseks. Kes tahame olla 3-5 aasta pärast? Mida peaksime tegema, et endaga võimalikult palju rahul olla? Kuidas tundub, näeb välja ja millist häält teeb edu? Mida peaksime selle saavutamiseks tegema? Uskuge mind, sel teemal mõtisklemine on äärmiselt mõnus ja tõhus. Seda enam, et tegemist pole lihtsalt heietamise või unistamisega, vaid visioonidega saad siduda konkreetsed tegevused, mis aitavad unelmat teostada.