7 sammu ühise tegutsemiseni

Inimesed liiguvad ühiselt jõudsamalt edasi kui igaüks eraldi. Mida teha, et ületada individualismi tõkked ning teha koos kõige olulisem asi teoks?

Ametivend ja suurepärane DISCi koolitaja Indrek Rahi rääkis mõne kuu eest loo: ta koolitas üht keskmise suurusega Tallinna ettevõtet, koolitus toimus maal, ning 20 koolitusel osalejat saabusid Tallinnast kohale 19 autoga. Nii Indreku kui ka minu jaoks on see eestlaste koostöövõimetuse musternäide. Selleks, et olla näiliselt iseseisev, kulutad nii aega kui ka raha üksinda autos sõitmiseks! Võib-olla oli oma osa ka selles, et teistele tuli näidata, millise autoga keegi sõidab, aga võib-olla ka mitte.

Eestlane hoiab omaette – me juba oleme sellised. Vaata kasvõi eestlase elupaika, üldjuhul rida- või hajaküla. Majad asuvad üksteisest võimalikult kaugel ning alati, kui süütad toas tule, tõmbad ette kardina, et naaber ei näeks tuppa. Ainsaks erandiks on kalurikülad, milles majad tihedamalt koos ja ka inimeste omavaheline koostöö oluliselt parem. Kuid kalurid teevad koostööd olude sunnil, üksi on merel väga keeruline toime tulla.

Nüüd, pärast masu, on kalurite kombel ühine tegutsemine väga tähtis. Me ju tahame kehvad ajad võimalikult ruttu tasa teha ning edasi liikuda! Koos tuleme oluliselt paremini toime kui üksi – inimene on endiselt karjaloom, isegi siis, kui ta on eestlane.

Kuidas jõuda ühise tegutsemiseni?

1. Igaüks teeb seda, mida tahab ja oskab

Kuidas sa saad teada, mis paneb teist inimest liikuma? Ei mingil muul moel kui temalt küsides. Kuulsin lugu, mille kohaselt Virgini juht Richard Branson olla istunud kord baaris ning vestelnud ta naaberpukil tasapisi napsu võtnud mehega, kes äsja ühest töökohast ära tulnud ja järgmist tööd polnud veel hakanud otsima. Vestluse käigus selgus, et mehe silmaring oli harukordselt avar, mõttekäigud köitvad ning suhtlusviis innustav.

Branson olla temalt pärinud: „Kui te tahaksite minu juurde tööle tulla, siis millist tööd te sooviksite teha?“ Mees vastanud, et kõige põnevam oleks praegu tegeleda pikaajalise strateegilise finantsplaneerimisega.

„Aga kuidas võiks kõlada teie ametinimetus?“ Mees mõtles veidi ning lausus: „Strateegilise finantsplaneerimise osakonna, ei, hoopis divisjoni, juht, või veel parem: peadirektor.“

„Ja kui palju te palka sooviksite?“ jätkas Branson asjast üha enam huvitudes. Mees pidas pika pausi ning lausus: „Kui saaksin teha täpselt seda tööd, mida tahaksin, ning mu visiitkaardil ilutseks mainekas ametikoha nimetus – see on mulle oluline –, siis see rahaline pool polegi nii oluline. Eelmises kohas sain 60 000 dollarit aastas, no nüüd võiks 70 000 ära tulla. Või 75 000 – see oleks veel parem.“

Mida selle peale vastas Branson? „Tere tulemast meeskonda, strateegilise finantsplaneerimise divisjoni peadirektor!“ Väidetavalt töötavat see mees endiselt Virginis.

Teeme 6.-8. oktoobrini coach Raimo Ülavere, psühholoogiatreener Kristel Rannamehe ja ametivend Rahiga Stockholmi laeval poolesajale meeskonnale ühiselt oluliste asjade elluviimise koolituse „Uus kurss“. Selle koolituse meeskonna koostasime täpselt sama põhimõttega: iga koolitaja ja tugimeeskonna liige teeb täpselt neid töid, mis talle endale meeldib. Tulemuseks on kõrgeima motivatsiooniga tiim, milles kunagi olen osalenud. Ja selle tiimiga loome Eestis ainulaadse koolituse, millel inimesed suudavad teha oma kõige olulisema projekti või protsessi ühised plaanid, mida nad saavad ja tahavad edukalt ka ellu viia.

2. Miks on ühist projekti vaja?

Esmalt oleme omavahel projekti osalistega selgeks vaielnud, miks seda projekti on üldse vaja. Kui vaidleme omavahel selgeks, miks on seda konkreetset projekti vaja, siis jõuame lõpuks koosmeelele ning saavutame ühise sihi, mille suunas koos edasi liikuda.

Pealegi aitab selline lähenemine vältida üht olulist projektide elluviimise kitsaskohta: mõni projektiga tegeleja võtab muidu kõige kiiremal ajal vinguva häälega küsida: „Aga miks seda projekti üldse vaja on?!“ Kui projekti vajadus selgeks vaielda, siis vahel juhtub ka nii, et projekti polegi vaja ning selle võib tegemata jätta.

3. Lepi kokku mängureeglid

Seejärel lepime kokku projekti elluviimise reeglites, näiteks selles, millist eelarvet me ei ületa, kui kiiresti käib kommunikatsioon, mida teeme tõrgete ilmnemise korral, kuidas omavahel suhtleme… Tean mitmeid ettevõtteid, mis täiustavad iga projekti alguses neid reegleid ning on loonud sel moel endale projektijuhtimise hea tava, millest juhinduvad pidevalt oma töös.

4. Sõnasta metsikult edukas tulemus

Kolmanda sammuna oleme sõnastanud projekti metsikult eduka tulemuse. Just nimelt metsikult eduka, mitte reaalse. Kui sõnastame eesmärgi nii nagu see oleks juba sündinud, siis näeme ja tunneme seda oma vaimusilmas juba praegu ning meil on lihtsam selle suunas edasi liikuda.

Me sõidame täpselt sinna, kuhu vaatame. Kui kujutame ette põldude vahel sirgelt jooksvat teed, mille ääres kasvab üksik puu, siis kuhu autod ja traktorid ühtelugu sõidavad, kui juht kaotab masina üle kontrolli? Loomulikult vastu puud, sest me sõidame sinna, kuhu me vaatame. Kui proovime kõigest hingest mingit probleemi vältida, siis kiiremini kui arvatagi põrkume just nimelt selle probleemiga.

Seega kui vaatame sarnaselt vormelisõitja või mootorratturiga, kes silmitseb kurvi võimalikult kiireks läbimiseks sellest väljumise punkti, edukat tulemust, siis tõenäoliselt ka jõuame selleni.

Eestlase jaoks on lugu küll natuke teine. Mida ütled, kui mõni asi on välja kukkunud parimal võimalikul moel? „Pole paha“, „Üsna normaalne“ või jõmised lihtsalt tunnustavalt „Käib kah“. Mitu aastat tagasi kirjutas majandusajakiri „The Economist“, kui eestlane ütleb mingi asja kohta „üsna normaalne“, siis paremini teha ei saa! Seega, kui oled läbi ja lõhki eestlane, sõnasta „üsna normaalne“ projekti tulemus, millega nii enam-vähem jääd pärast rahule. Muu maailma jaoks ongi see tulemus „metsikult edukas“.

5. Pane olulisemad tegevused kirja

Nüüd oleme visandanud olulisemad tegevused, mis viivad meid soovitava lõpptulemuseni. Esimese hooga me ei lisa kuupäevi ega tegevuste elluviijate nimesid, lihtsalt paneme koos kirja, mida meil on vaja koos teha. Seejärel paneme tegevused ajateljele ning iga osaleja võtab endale talle sobivaimad ülesanded. Kui inimene võtab ise endale kohustused, viib ta need ellu palju tõhusamalt ja edukamalt.

6. Loo järgmise kolme kuu plaan

Seejärel kaardistame järgmiseks kolmeks kuuks olukorra, milles oleme iga kuu lõpuks. Samuti paneb iga osaleja endale kirja oma järgmise kolme kuu eesmärgid.

Selleks, et see ei jääks pelgalt plaaniks, vaatame koos järgmise kuu eesmärki ning leiame ühiselt, mis on toimunud järgmise ja ülejärgmise nädala lõpuks. Iga osaleja sõnastab ka isikliku järgmise ja ülejärgmise nädala eesmärgid.

Kõik eesmärgid paneme kirja nii nagu need oleksid juba sündinud, siis tunnetad, tunned, kuuled ja näed saavutatud olukorda.

Viimase planeerimise sammuna paneb iga osaline kirja järgmise paari nädala igasse päeva ühe, kõige olulisema tegevuse, mis viib teda oma nädala eesmärgi täitmisele lähemale.

Nädala pärast vaatame koos möödunud nädalale tagasi ja planeerime järgmise kahe nädala tegevused.

Selline nädala kaupa jooksev planeerimine aitab meil hoida plaani piisavalt paindliku, et ootamatustega toime tulla ning ühist liikumissuunda vajadusel korrigeerida.

7. Hoia inimesed kursis

Võta kord nädalas aega, et parimal juhul korra oma meeskonnaga kohtuda, et koos vaadata ja arutada, kuidas kõige olulisem tegevus edeneb.

Sageli anname paar korda nädalas kõigile meilitsi teada, milliseid edusamme oleme teinud. Kui näeme, kui hästi tiimikaaslastel läheb, siis see annab ka endale jõudu ja energiat iga päev kõige olulisema projekti tegeleda kasvõi natuke niipea kui võimalik, sest ega me ole tiimikaaslastest halvemad.

6 viisi, kuidas võtta end kätte kui oled tegevused lohakile jätnud

Kas oled vahel tundnud, et mingi oluline tegemata asi kripeldab, aga sellega alustada või ammu pooleli jäänud tegevust ei suuda kuidagi jätkata? Või mida teha siis, kui peal on lihtsalt pikemat aega kestev laiskuselaine, mis sunnib päevast päeva molutama?

1. Uuri, kuhu tahad välja jõuda, ja miks sa seda tegelikult tahad.

Mõtle veidi selle peale, miks sa elad, milline on su elu mõte. Mille poolest oled jäänud inimestele meelde? Kui peaksid surema viie minuti pärast, siis mille tegematajätmise pärast sul on kahju? Milline on kõige olulisem asi, mis jäi tegemata?

Kirjuta see kõige olulisem asi üles. Sõnasta see nii nagu sa lõikaksid selle tegevuse vilju just praegu. Kui tahad lähedase inimesega ära leppida, kirjuta: „Saan oma sõbraga suurepäraselt läbi ning me vestleme sõbralikult ja avatult.“ Kui soovid ehitada maja, pane kirja: „Elame oma (kus?) asuvas (millises?) majas ning hetkel me (pane kirja, mida teile kõige rohkem meeldib teha)“. Kui soovid midagi õppida, lausu: „Oskan (mida ja millisel tasemel?) ja kasutan oma teadmisi (milleks?).“

Kui tahad edasi liikuda, tuleb vaadata sihti. Meenub zen-budistlik legend sõrmest, mis osutab kuule. Kui vaatad sõrme, siis sa kuud ei näe. Võid teha lihtsa katse. Võta üks kirjaklamber ning seo selle külge niit. Nüüd haara niit pöidla ja nimetissõrme vahele ja tõsta kirjaklamber üles. Vaata oma sõrmi ja mõtle selle peale, et kirjaklamber kõigub, aga sõrmi või kätt ära liiguta. Veidi aja pärast vaata kirjaklambrit ja mõtle taas selle peale, et klamber kõigub edasi-tagasi. Kummal juhul hakkas klamber kõikuma?

Ainus võimalus meelekindlalt unistuste täitumise suunas liikumiseks on hoida neid unistusi silme ees. „Kui suudad millestki unistada, suudad selle ka ellu viia,“ ütles Walt Disney.

Kui sinu siht näib sama kõrge ja kättesaamatu kui kuu, leia endale esimene vahepeatus, milleni jõuad jõuludeks. Sõnasta seegi olukord nii nagu see oleks äsja kätte jõudnud.

Üks olulisimaid põhjuseid, miks me ei suuda uusaastalubadusi täita, on see, et seame ületamatult kõrged sihid ning esimese luhtamineku peale lööme käega. Kui jagad pika teekonna etappideks, jõuad kaugemale. Mõtle sellele, milline piin on käia mööda sirget maanteed kümmekond kilomeetrit – tee ei lõpe ega lõpe. Kuidas möödub sama vahemaa metsas või linnadžunglis? Oluliselt kiiremini, sest vahepeal muudad veidi suunda ja sellega jagad teekonna juppideks.

Kui oled vahe-eesmärgi sõnastanud, leia esimene väike samm, mille pead tegema sihile jõudmiseks. Ja astu see. Ning siis järgmine. Ja järgmine. Kuni oled kohal.

2. Keskendu järgmisele tegevusele

Kui märkan, et asjad jäävad soiku, küsin endalt peaaegu alati kolm küsimust.

Esimene: kas see asi on üldse tähtis? Võib-olla polegi tegemist olulise teemaga ning sel juhul võib selle kõrvale tõsta ja rahulikult tegemata jätta. Aga kui asi tundub tähtis, siis tuleb asuda järgmise küsimuse juurde.

Teine: kuidas muudab see tegevus maailma, kasvõi minu väikest maailma? Mis selle tegevuse tulemusena juhtub head? Kui mõistame selgelt, miks on mingit asja vaja, siis on lihtsam tegutseda.

Kolmas: milline on minu järgmine samm? Keskendun alati järgmisele tegevusele, muretsemata liigselt sellele järgnevate tegevuste pärast. Kui ees on mitu sihti, siis valin neist olulisima ja viin ellu selle eesmärgi saavutamiseks vajaliku järgmise tegevuse. Seega mõtle, milline on kasvõi imeväike samm, mis viib sind tulemusele lähemale. Ja tee see ära. Seejärel küsi endalt, mida võiksid järgmisena teha, et edasi liikuda. Ikka üks samm korraga.

3. Tegutse iga päev kasvõi natuke niipea kui võimalik

Liigu kõige olulisema unistuse täitmise nimel iga päev kasvõi natuke. Üks väike samm iga päev. Ja kui lusti on, siis mõnel päeval ka mitu sammu.

Tegele tähtsaima unistuse täitmisega iga päev võimalikult vara, sest vastasel juhul võtavad igapäevased näiliselt kiired asjatoimetused kogu aja. Kui sa tõeliselt oluliste asjade tegemiseks ei võta aega, siis sa ei leia seda kunagi.

Proovi hakatuseks ärgata tund aega varem ja vajadusel ka tund varem magama minna. Proovi seda nädala vältel. Kui see harjumus sobib, jätka. Kui ei, siis proovi nädala jooksul tõusta pool või poolteist tundi varem. Leia oma ideaalne ärkamise aeg, mil suudad kasvõi veidi tegutseda kõige olulisema asjaga – isegi enne hommikusööki.

Kui hommikurutiin sulle ei sobi, siis leia oma päevas kõige produktiivsem aeg ning tegele tähtsaima unistuse elluviimisega siis. Tee endale sellest rutiin, mida järgid 5-7 päeval nädalas.

Kui sul on raskusi rutiini järgimisega, siis võta tavaline tabelkalender ning tõmba iga päev, kui oled kasvõi natuke unistuse teostamisega nokitsenud, päevale rist peale. Ära lase ristide ahelat katkeda. Ja kui tõesti üks päev jääb vahele, lepi sellega, ja alusta ahelat uuesti. Peaaegu miski ei õigusta kahe- või kolmepäevast pausi. Aga kui see tuleb, siis alusta uuesti niipea kui võimalik.

4. Venitamine on samuti otsus

Vahel kinnitame endale, et me lihtsalt ei viitsi mingit asja teha. Ja mida kauem me venitame, seda hullemaks olukord läheb.

Otsus mitte viitsida on samuti otsus nagu ka otsus tegutseda. Meil on alati valida tegutsemise ja mittetegutsemise vahel. Igal otsusel on tagajärjed. Kui otsustad tegutsemata jätta, siis mõtle enda jaoks läbi ja vajadusel pane kirja, millised on selle tulemused. Kas need tulemused meeldivad sulle või annaks mõni teine teguviis parema tulemuse? Vahel on arukas jätta tegutsemata ja vahel tegutseda. Ajastus on tähtis, leiavad taolased.

5. Leia kaaslane

Inimene on karjaloom. Selleks, et end kätte võtta, võid vajada teiste abi. Teine inimene saab aidata mitmel moel.

Lepi kokku mõne hea sõbra või tuttavaga selles, et ta kohtub sinuga iga päev, üle päeva või vähemalt iga nädal kindlal ajal ja küsib sinu käest küsimusi selle kohta, kuhu sa tahad jõuda, mida oled selleks ära teinud ja mida kavatsed järgmisena teha. Sellisel coach’il on luba ainult küsida – nõu anda, hinnanguist rääkimata, ei tohi. Vastutasuks saad teda aidata sama moodi. Kummalisel moel aitavad teise inimese esitatud küsimused meil enda seest üles leida vastuseid, milleni me iseseisvalt ei jõua.

Alternatiivina leia keegi, kel sinu omaga sarnane või seda täiendav eesmärk. Erinevad uuringud näitavad, et viime olulisi muudatusi koostöös märksa edukamalt ellu kui üksinda. Kui su tuttavad loobuvad suitsetamisest, siis üsna tõenäoliselt teed ka sina vähem suitsu. Kui su elukaaslane hakkab tervislikumalt toituma, teed seda ilmselt ka sina. Koos liigume jõudsamalt ja kindlamalt edasi.

6. Kuuluta avalikult, et teed olulise asja mingiks ajaks ära

Mitmetest katsetest on selgunud, et kui inimese tegevusi mõõdukalt kontrollida ehk kui ta teab, et keegi jälgib teda, siis ta tegutseb 3-5 korda hoolsamalt ja kohusetundlikumalt. Üheks võimaluseks olulist asja ära teha on see avalikult välja lubada. Seejuures on kasulik seada endale tähtaeg, mille samuti avalikustad.

Räägi oma ideest sõpradele-tuttavatele ja töökaaslastele, kirjuta sellest Facebookis ja säutsu Twitteris. Palu tuttavatel kohtumisel küsida enda käest, kuidas sul läheb selle olulise asjaga. Ühel hetkel märkad, et liigutad end märksa nobedamalt, sest mõnus on ju rääkida sellest, kui hästi parajasti läheb ning milline mõnu on olulisi asju ära teha.

Kuidas vältida tegevuste edasilükkamist?

Hulk inimesi on andnud endale ja teistele uusaastalubadusi. Enamik neist on igavad (a la võtan mõne kilo alla, loobun suitsetamisest või rämpstoidust, ostan uue kušeti). Ma ei ütle, et sellistel lubadustel oleks midagi viga – igati asjalikud, ainult, et… Kuidagi igavavõitu on.

Miks nii? Põhjus: lihtne on ju mängida tuntud mängumaadel ning hiljem öelda – ma ju teadsin, sellest ei saa asja. Inimene kobab ringi oma mugavustsoonis ja häda ei miskit.

Palju ägedam oleks teha midagi uut ja ennenägematut (õpin iga päev midagi uut ja nii 365 päeva järjest, ma ei ütle kellelegi aasta jooksul halvasti, ütlen alati „jah“, kui vähegi võimalik, teen midagi enda jaoks enneolematut, mida enne pole proovinud, kolin hoopis mujale, kus on palju vähem lund ning palju soojem ilm). Kui lubadus on silmapaistvalt paeluv, ahvatlev ning väljakutset ja pingutust nõudev, siis seda on kummalisel moel lihtsam ellu viia, sest see nõuab suuremat pingutust. Paradoks?

Ning isegi sel juhul on imelihtne jätta asi sinnapaika. Jõuab, selle kiire asjaga on aega…  Edasilükkamine pole mitte probleem, vaid sümptom, mis viitab hoopis teisele probleemile. Küsimus ongi selles, kus asub edasilükkamist soodustav probleem. Kas meil on puudu oluline infokild? Kas meid takistab hirm? Milline täpsemalt? Kas me üldse täpselt teame, mida on vaja teha? Ja kui ei tea, kuidas saaksime seda teada?

Enamike asjade puhul me jõllitame takistust, mitte sihtmärki. Nagu väike laps õpiks jalgrattaga sõitma. Selle asemel, et teed vaadata, uurib ta üha uusi kohti, kuhu otsa ei tohiks sõita: „Ma ei tohi sõita põõsasse, ma ei tohi sõita põõsasse, uups, sõitsingi põõsasse.“ Nii peaksime meiegi vaatama eesmärki, mitte teel olevat takistust (mis põhjustab eesmärgini jõudmisel edasilükkamist). Takistus huvitab meid ainult nii palju, et kuidas saame väikseima energiakuluga sellest üle või ümber. Aga tavaliselt käitume risti vastupidi: „Ma ei taha astuda esimest sammu, ma ei taha astuda esimest sammu, raisk, ma ei astunudki esimest sammu…“

Seega on kõige olulisem küsida endalt kahte küsimust: “Miks ma tegelikult tahan jõuda eesmärgini?” ning “Milline on minu järgmine tegevus eesmärgini jõudmiseks?“ Ja vastuste leidmisel viivitamatult see tegevus ette võtta ja ära teha.

Nüüd otsusta, mis on just täna kõige olulisem, milline on see üks tegevus, mille teed esmalt ära teel eesmärgi poole ning miks just täna on hea päev selle tegemiseks. Oledki sammu sihile lähemal.

8 nippi, et uus aasta tuleks vanast parem

Kuidas läks sinu tänavuste uusaastalubadustega? Oleks võinud vist paremini minna… Mida teha, et järgmine aasta tuleks parem? Kuula Kanada enesejuhtimisguru Robin Sharma ning USA efektiivsuse meistri David Alleni ja Briti ajajuhtimisspetsi Mark Forsteri soovitusi.

1. Vaata läbi tänavune aasta. Pane kirja, mis tänavu õnnestus suurepäraselt, ning mis veel tähtsam, kirjelda, milles arenesid lõppeval aastal – mida uut õppisid, milliseid uusi asju tegid. Pane kirja ka kõik oma tänavused saavutused.

Vaata ka varjupoolt: milliseid asju tahtsid teha, aga ei teinud. Miks läks just nii? Kas tegemata tegudeks on järgmine aasta parem? Kas neid üldse on mõtet järgmisel aastal teha? Mida õppisid lüüasaamistest? Kuidas võitsid nii lörriläinud asjadest kui ka tegemata jäänud tegudest igal juhul?

2. Vali 2010. aasta tunnuslause. Mille poolest tuleb järgmine aasta eriline, millise lööklausega võiks seda iseloomustada? „Majandusliku muretuse aasta”, „Meisterlikkuse aasta” või hoopis „Kartmatuse aasta”? Pane järgmise aasta nimi kirja vihikusse, mida kasutad järgmisel aastal igal nädalal oma tegevuste ülevaatuseks.

3. Sõnasta missioon. Nüüd sõnasta ühe tekstilõiguga oma missioon järgmiseks aastaks ning lisa see järgmise aasta iganädalaste ülevaatuste dokumenti. Mida selgemalt oma missiooni sõnastad, seda lihtsam on sul pühenduda selle elluviimisele. Ja seda paremaid tulemusi sa järgmisel aastal näed.

4. Loetle 5 olulisimat eesmärki. Nüüd küsi endalt väga tõhus enesecoachingu küsimus: „Millised viis olulist asja minu elus juhtuvad tänase ning järgmise aasta 31. detsembri vahel, et sellest saaks minu senise elu parim aasta?” Pane need viis eesmärki nii lihtsalt ja selgelt kirja kui vähegi oskad. Hoolitse selle eest, et need tekitaksid sinus kirge, oleksid mõõdetavad, nõuaksid väikest pingutust ka ning iga asja puhul oleks ka kirjas kuupäev, mis ajaks tahad selle asjaga toime tulla.

Kui sa esimese hooga ei suuda viit eesmärki valida, vaid neid tuleb oluliselt rohkem, siis kirjuta üles kõik olulised asjad, mida sa võiksid järgmisel aastal teha. Lase nimekirjal seista mõni päev ning seejärel kriipsuta maha need tegevused, mida sa ei kavatse kindlasti teha. Nüüd las nimekiri settida veel mõne päeva ning kirjuta teise, tulevikutegevuste nimekirja ümber need asjad, mida ei pea tingimata järgmisel aastal tegema. Nüüd on juba lihtsam välja valida järgmise aasta viis olulisimat eesmärki.

5. Tükelda 5 olulisimat eesmärki. Jaga iga eesmärk veidi väiksemateks sammudeks ning otsusta iga eesmärgi puhul, mida oled ära teinud 31. märtsiks, mida juuni lõpuks ning milliseid samme astunud septembri lõpuks. Hoia neid eesmärke pidevalt silme ees, sest siis on sul lihtsam neid saavutada.

6. Tee oluline samm edasi igal nädalal. Hoolitse selle eest, et järgmise aasta igal nädalal teed olulise sammu edasi vähemalt ühe eesmärgi täitmisel (aga veel parem, kui kahe eesmärgi poole püüdlemisel). Selleks planeeri juba praegu järgmise aasta esimene nädal nii, et tegeled iga päev nii pea kui võimalik kasvõi natuke ühe eesmärgi nimel. Kui iga nädal tegeled sel moel iga päev ühe või kahe eesmärgi saavutamiseks vajalike tegevustega, siis suudad neid asju ka saavutada.

Tõeliselt oluline: tegele uute eesmärgipäraste tegevustega hommikul kohe esimese asjana enne, kui hakkad teiste asjadega toimetama!

Vaata möödunud nädal üle kord nädalas ning kirjuta päevikusse, mida olulist tegid sel nädalal. Samuti planeeri selle sessiooni käigus järgmine nädal oma eesmärkidest lähtuvalt.

7. Vaata oma päev üle. Igal õhtul vaata mööduvale päevale tagasi ning tunnusta end oma saavutuste eest. Seejärel viska pilk oma eesmärkidele ning vajadusel kavanda järgmine päev. Loomulikult kanna hoolt, et selles oleks vähemalt üks tegevus eesmärkide saavutamiseks.

8. Õpi. Tee 2010. aastast õppimise aasta – võta iga päev kasvõi natuke aega, et õppida midagi uut. See aitab olla veelgi kindlam, et järgmine aasta tuleb tänavusest parem.

Nüüd võtame mõlemad – sina ja mina – paberi ning paneme sellele kirja järgmise aasta lööklause, missiooni ning 5 eesmärki, sest sellega kauem viivitada pole põhjust ega kannatust.

Tule oma 2010. aastat kavandama aruka ajajuhtimise koolitusele!

8. jaanuari aruka ajajuhtimise koolitus on läbi müüdud koolitusele on veel kaks vaba kohta (sest üks inimene ütles viimasel hetkel ära ja üks on haige) – kiirusta ja tule koolitusele. Kirjuta mulle kristjan-at-selgepilt.ee või helista 502 9037.

Korraldan ka täiendava koolituse 29. jaanuaril Tallinnas Tammsaare koolituskeskuses ning sellele on veel mõned vabad kohad.

Soovi korral saad koolituselt vastused järgmistele küsimustele:

  1. Kuidas planeerida 2010. aasta nii, et see tuleks parem kui 2009. aasta?
  2. Kuidas talletada kõik ideed ning neid võimalikult kiiresti ja tulemuslikult ellu viia?
  3. Kuidas omada ülevaadet kõigest, mis teoksil, ja vältida asjade unarusse jätmist?
  4. Kuidas teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita?
  5. Kuidas võtta kontroll oma kalendri üle enda kätte?
  6. Kuidas püstitada reaalseid ja konkreetseid eesmärke ning neid saavutada?
  7. Kuidas vähendada tegemata asjadest tingitud stressi miinimumini?
  8. Kuidas kasutada arukaks ajajuhtimiseks harjumuspäraseid töövahendeid tõhusalt?

Tavaliselt suudavad koolituse läbinud inimesed teha edaspidi kolme asja, mis muudab nende elu efektiivsemaks ja kvaliteetsemaks: nad panevad olulised asjad kalendrisse kirja ning tegutsevad vastavalt tehtud plaanidele ja peavad endale antud lubadustest kinni, tulles samal ajal toime igapäevaste katkestustega. Lõpptulemusena saavutavad nad oma eesmärke kiiremini, paremini ja väiksema stressiga.

Koolituse hind koos materjalide, lõunasöögi ja kohvipausidega on 2490 kr + km inimese kohta.

Kuidas anda uusaastalubadusi, mis peavad paika?

Kõige paremini jõuad kohale siis, kui näed sihti – hoia silme ees nädala eesmärke ning näed, kuidas vähemalt osa olulistest tegevustest liigub edasi.

Mil määral suutsid täita oma tänavusi eesmärke? Enamikel meist eriti hästi ei läinud, sest üle mitme aasta tegime läbi tervendava majanduskriisi. Mida sellest õppisime?

Seda, et vahel muutub meie elu ootamatult kiiresti ning kontroll protsesside üle võib kiiresti käest libiseda. Kuid kontroll ei kao täiesti. Liiklusuudistes räägitakse ühtelugu, et „auto kaotas juhitavuse“. Auto ei kaota kunagi juhitavust, vaid juht kaotab auto üle kontrolli. Auto juhtimisel aitab kontrolli säilitada kiire ja kaine mõtlemine. Sama kehtib ka meie ülejäänud elu kohta.

Peame olema selleks valmis, et elu muutub järgmisel aastal väga kiiresti – seda mitmel põhjusel. Esiteks oleme majanduskriisist väljumas ning madalseisule järgneb sageli äge püüdlemine parema elu poole, et tagasi teha majanduslanguse ajal kaotatut. Laiemalt vaadates muutub elu maailmas üldse kiiremaks ning meil on valida, kas minna kiirema elutempoga kaasa üha kiiremini rabeledes või muutuda oluliselt efektiivsemaks, tegutsedes vähem ja arukamalt.

Eelmine aasta polnud ses suhtes erand, et aastased eesmärgid ei kippunud toimima. Kõige sagedamini märkan, et kasu on hoopis kolmekuistest eesmärkidest, sest need võimaldavad meil olla paindlikud. Samuti on sel juhul siht lähemal ning paremini hoomatav.

Kuidas sellest lähtuvalt uut aastat planeerida?

Esmalt pane paika siht, kuhu poole sööstad, sest vastasel juhul tõmbleme sihitult siia-sinna – endale tundub, et teeme kõvasti tööd, aga tegelikult rabeleme edasi-tagasi ennast väsitades ja suurt miskit saavutamata. Sihi paikapanekuks vaata 3-5 aasta taha ning ole üsna üldine: mõtle, kuhu poole ja miks oled teel. Selle visiooni põhjal sõnasta järgmise aasta mõõdetavad eesmärgid, kuid needki pigem üldiselt kui üksikasjalikult. Hoia selliste eesmärkide hulk kindlasti allpool viit, sest vastasel juhul fookus hajub.

Nüüd võta kõige olulisem eesmärk ja leia, millisesse seisu tahad asjad viia märtsi lõpuks. Sõnasta see tulemus mõõdetavalt ja kirge tekitavalt. Kasuta olevikku, sest siis näed selle eesmärgi täitumist vaimusilma ees.

Seejärel jaga iga järgmise kvartali eesmärk projektideks, mis kirjeldavad, milliseid tegevusi on vaja, et eesmärgini jõuda. Iga projekti puhul kirjuta tegevusnimestikku selle järgmine tegevus ning tegutsemisel keskendu neile. Nii pea, kui jõuad ühe tegevusega ühele poole, küsi endalt, milline on selle projekti järgmine tegevus.

Liikumist kiirendab seegi, kui jagad olulisima projekti tähtsad tegevused aasta esimesele nädalale. Leia iga päev nii pea kui võimalik kasvõi veidi aega kõige olulisema projektiga tegelemiseks. Tegele tähtsate asjadega enne kui loed oma e-kirju või lased igapäevatöödel oma päeva sisse sõita. Siis võid olla kindel, et asjad liiguvad edasi.

Siit tuleb ka lihtne nö reaalsuse kontroll. Kuigi alguses võib tekkida kohutav isu projektidega iga päev edasi tormata, teeb reaalne elu korrektuure. Kui pikalt saad tegelikkuses oluliste asjadega tegeleda iga päev? Tund? Paar? Arvesta sellega, et igapäevane elu toob kaasa ka ootamatusi ning kui saad oluliste asjadega tegeleda poole ajast, siis on kõik hästi. Tegelikkus seab teisegi piirangu – järelikult saad korraga tegeleda vaid ühe-kahe olulise projektiga. Kui ootamatused jäävad tulemata, siis saad ju tempot tõsta ning asju ellu viia plaanitust kiiremini.

Kui paned paika sellised nädalased „sööstud“, siis näed paremini ka oma tegevuste tagajärgi ning saad väliste asjaolude muutumisel kiirelt oma kurssi korrigeerida, et siiski jõuda märtsi lõpuks soovitud tulemusteni.

Järgmine suurem vahefiniš tulebki märtsi lõpus, kui vaatada, kuidas on läinud, ning planeerid järgmised kolm kuud, et asuda edasi liikuma uute väikeste, ent oluliste projektide elluviimisel ning teha jaanipäeval uus vahekokkuvõte.

Seega, palun võta nüüd paber ja pliiats või ava arvutis tekstifail ning pane kirja, kus suunas liigud, milleni tahad jõuda järgmise aasta lõpuks ning kuhu punkti sel teel jõuad märtsi lõpus ja planeeri sellest tulenevalt uue aasta esimene täisnädal. Palun tee seda kohe, sest see on liiga oluline, et seda edasi lükata.

Raimo Ülavere “Tagasi mängu”: 3 aasta tõhusaim äriraamat

5 põhjust, miks lugeda läbi hea kolleegi Raimo ÜlavereTagasi mängu“:

  • Saad enda ja oma meeskonna eesmärgid selgemalt paika panna. Raimo kirjutab, et aastane eesmärk ei toimi, aga kolme kuu oma töötab väga hästi. Loe raamatust lähemalt, miks.
  • Õpid, kuidas ennast ja oma meeskonda tulemuslikumalt juhtida. Raimo pakub raamatus mitu head töövahendit, mis aitavad teada saada, mis tegelikult toimub ning mida tegelikult peaksid ette võtma. Ega ta neid asju otse ütle, aga ta paneb sind mõtlema nende asjade üle.
  • Mõistad, mis on coaching ning kuidas see aitab sul paremini oma meeskonda eest vedada.
  • Saad teada, kuidas juhivad ettevõtet Eesti tippjuhid.
  • Kiire ülevaade coachingu töövahendeist enda ja teiste coachimiseks.

Soovitan Raimo raamatut mitte peamiselt seepärast, et oleme head tuttavad ja ametivennad. Soovitan raamatut, sest sellest oli mulle suur kasu: lugesin raamatu läbi ning see aitas mul muutuda oma töös paremaks ning olla ka parem meeskondade eestvedaja.

Raamatut osta saad kõige odavamalt Mindsweeperi lehelt või veidi kallimalt hästivarustatud raamatupoodidest.

Kolm tähtsaimat tegevust

Keerulistel aegadel on olulisem kui kunagi varem näidata ettevõtte töötajatele selget sihti, suhelda nendega tavalisest tihedamini ning anda sihikindlal liikumisel isiklikku eeskuju, on öelnud maailma tipp-coach’ide hulka kuuluv Marshall Goldsmith. Mida saad selleks teha?

Kohtan üha sagedamini oma koolitustel inimesi, kes on juba praegu imekspandavalt tõhusad, kuid sellest hoolimata ei tule nad asjadega toime. Põhjus on lihtne – nad tegelevad strateegiliselt ebaoluliste asjadega. Kui su meeskond tegeleb ebaoluliste asjadega väga efektiivselt, siis segadus ainult suureneb, sest tõhusa tegutsemise viljana paisub ebaoluliste asjade kuhi meeletu kiirusega. Briti ajajuhtimisguru Mark Forster hoiatas selle eest kolm aastat tagasi ilmunud raamatus „Do It Tomorrow“: „Hõivetöö (busywork) näeb sageli rohkem töö moodi välja kui päristöö (real work).“ Seega hakatuseks peatu hetkeks ning jälgi enda ja oma meeskonna tööd. Kui palju on selles hõivetööd ja kui palju päristööd?

Selleks, et hõivetöö tegemisest loobuda, peab olema siht selge. Seega tasub esimese asjana koos üle vaadata, kuhu tahame välja jõuda ning kus asume praegu. Seda on parim teha kogu meeskonnaga – tuleme kokku ning vaidleme selgeks, kuhu ja miks tahame välja jõuda. Vaidleme seni, kuni jõuame ühtses tões kokkuleppele.

Kokkuleppes seame lihtsalt sõnastatud ja kõigile mõistetava eesmärgi, mis tekitab meeskonnas kirge. Sellest eesmärgist lähtudes paneme kirja tegevused, mis tulevad praegu väga hästi välja ning viivad meid ka tulevikus eesmärgile lähemale. Teise nimekirja loome asjadest, mis eesmärki vaadates on tarbetud – need on asjad, mille tegemine tuleb kiiremas korras lõpetada. Tegelikult ka. Vastasel juhul pole meie kalendris ruumi, et pöörata rohkem tähelepanu olulistele asjadele.

Igaühele konkreetne roll

Järgmisena paneme paika, kes mille eest konkreetselt hoolitseb, kui liigume ühtse meeskonnana eesmärkide poole. Aga kui inimesed ei tõlgi neid otsuseid n-ö isiklikku keelde, on tegemist järjekordse manifestiga, millest on kõige rohkem kasu siis, kui sellega ahju kütta.

Nüüd peaksid leidma nii juht kui ka iga tema meeskonna liige oma teel eesmärgi poole kolm kõige olulisemat projekti, mida nad hoiavad fookuses seni, kuni tulemus on saavutatud. Veelgi enam: igaüks leiab iga projekti puhul strateegiliselt olulise järgmise tegevuse ning keskendub sellele.

Iga projekti eest vastutaja paneb selleks kirja kõik selle projekti tegevused ning vaatab need kolme ringiga üle. Esimesel ringil kõrvaldab ta nimekirjast tegevused, mis pole eesmärgi saavutamiseks hädavajalikud või nõuavad tulemusega võrreldes ebaproportsionaalselt suurt pingutust. Teisel ringil leiab projekti eest vastutaja kõik tegevused, mida saab teha keegi teine – need tegevused kuuluvad delegeerimisele. Kahe esimese ringi tulemusena jääb sõelale käputäis kõige tähtsamaid tegevusi, mida saab teha ainult projekti eest vastutaja ise.

Nüüd paneb ta sel moel leitud kolme olulisima projekti järgmised strateegiliselt olulised tegevused oma kalendrisse kirja ning keskendub neile iga päev niipea kui võimalik kas või natuke. Ma ei väida, et sel moel peaks blokeerima oma kalendris iga päev mitu tundi. Aga pane kohe hommikuks kalendrisse märguanne kõige olulisema projekti strateegiliselt olulise järgmise tegevusega tegelemiseks – tegele sellega kas või natuke. Hommikupooliku teise poolde lisa märguanne kas või natuke tegeleda tähtsuselt teise projekti strateegiliselt tähtsa järgmise tegevusega ning vahetult pärast lõunat märguanne kolmanda projektiga tegelemiseks.

Sel puhul võtad iga päev veidi aega, et kolme olulist projekti jõuliselt eduka lõpptulemuse poole lükata.

Räägi inimesega

Neljanda tegevusena soovitan märkida pärastlõunasse suhtlemise aja, et pidada kiirelt aru ning julgustada teisi projektides osalejaid. Sel moel veendute, et olete koos teel õigete sihtide poole ning moodustate ühtse võitmatu löögirühma. Kui jagad kiirelt, veerandtunni jooksul oma võite ja kaotusi ning aitad teisi edasi liikuda, annab sellisest välknõupidamisest tekkiv energia ja sünergia kogu meeskonnale jõudu pingutusi jätkata.

Kuna selline sihikindel edasiliikumine nõuab väga palju energiat, siis hoolitse selle eest, et sisustad oma vaba aega kvaliteetselt: suhtle lähedastega ning puhka aktiivselt varasemast rohkem. Vastasel juhul kulutad energiat liiga palju ning su meeskond ei pruugi soovitud tulemuseni jõuda.

Proovi sellist efektiivsussüsti vähemalt kuu aja jooksul. Kaardista praegune seis ning tee järgmine vahekokkuvõte kuu aja pärast, et uurida, kas pingutused kandsid vilja, tähistada vahepeal saavutatud võite ning koos leida, mida on vaja järgmiseks spurdiks muuta. Seejärel võtate meeskonnaga muutused kasutusele ning järgmises vahefinišis kuu aja pärast vaatate asjad taas üle.

Selline tsükkel aitab meil üheskoos masu lõpetada kiiremini ning asuda taas heaolu kasvatama.

Kui arvad, et selline süsteem võiks Su meeskonda või ettevõtet aidata, palun uuri ka Raimo Ülavere ja minu ühise coachingutsükli Saak tutvustust siit. Tuleme hea meelega appi, et saaksime arenguga taas edasi liikuda.

Kolumni avaldasin esmakordselt keskkonnas juhtimine.ee ning see on taasavaldatud nende loal.

2 suurepärast aja- ja enesejuhtimise videot

Kui tahad teada, kuidas ennast juhtida ning saada innustust lapsepõlve unistuste elluviimisel, vaata professor Randy Pauschi kaht suurepärast videot:

Unistuste kalendermärkmik

Milline võiks olla maailma parim kalendermärkmik? Seda peaks saama võimalikult lihtsalt kasutada, pakkuma ülevaadet tegemist vajavatest asjadest ning, mis kõige tähtsam, see peaks vähendama meis stressi ning aitama meil võimalikult loomulikult tegutseda.

Suurem osa mu koolitustel osalejatest kasutab tavalist kalendermärkmikku või kaustikut, et oma tegevusi kirja panna. Neid kõiki kirjeldab ühine omadus: nad pole praeguse süsteemiga rahul ja otsivad mugavamat ning efektiivsemat ajajuhtimise lahendust. Viimase paari aasta jooksul olen leidnud erinevatest ajajuhtimissüsteemidest ning enda ja koolitustel osalejate kogemusest kombineeritud lahenduse, mis sobib suuremale osale pabermärkmiku kasutajatele väga hästi.

Talleta ideed hoolikalt

Esmalt oleks hea, kui me ei kaotaks enam ühtki ideed – selleks võiksime kõik tegemist vajavad asjad kirja panna.

Esimese sammuna vähenda uute tegevuste kirjapanekukohtade hulka. Kalendermärkmiku vahele pane indekskleebis, mille abil saad kiirelt avada ideedelehe, et sinna kirja panna tegemist vajavad asjad. Kõik saabuvad dokumendid kogu ühte ümbrikusse, mida tühjendad korra päevas. Kiirelt ideede kogumiseks võib olla abi ka märkmepaberitest, mille köidad ühte kirjaklambriga. Autos on abi käigukangi lähedale või armatuurlaua kõrvale paigutatud post-it’i blokist ja pastakast.

Kord päevas vaata kõik ideed läbi ja hoolitse selle eest, et päeva lõpuks oled otsustanud, mida hakkad pihta iga idee, tegemist vajava asja või e-kirjast tulenevate tegevustega.

Visioon ja eesmärgid silme ette

Märkmiku esimestele lehtedele pane kirja 3-5 aasta visioon ning visioonist tulenevad kokku kuni kümme era- ja tööelu eesmärki.

Eesmärgid sõnasta nii nagu need oleks juba saavutatud – see motiveerib tegutsema. Ja loomulikult peaksid eesmärgid olema konkreetsed ja mõõdetavad. Mida selgem on eesmärk, seda lihtsam on mõista, mida peame eesmärgi saavutamiseks konkreetselt tegema.

Selgelt sõnastatud eesmärgid aitavad vältida igapäeva pisiasjadesse mattumist. Iga tegevuse puhul saad otsustada selle prioriteedi vaadates, kas tegevus on vajalik eesmärgi saavutamiseks. Kui tegevus pole seotud eesmärgiga, siis kaalu, kas see on vajalik riskite juhtimiseks, suhete loomiseks, hoidmiseks või parandamiseks või kas see loob uusi, tulevikus väga palju kasu tõotavaid võimalusi. Kui tegevus pole seotud ühegagi neist, kaalu tõsiselt tegevusest loobumist.

Juhi end autofookusega

Mõne kuu eest kirjutasin Briti ajajuhtimisguru Mark Forsteri Mañana-printsiibist – nüüd on ta seda oluliselt edasi arendanud ja kutsub uut süsteemi Autofocuseks.

Autofookuse puhul paned tegevusnimestikku teineteise alla kirja asjad, mida kavatsed teha. Tegevuste kirjeldamisel ole konkreetne: selmet kirjutada „Auto tuleb remonti viia“ kasuta väljendit „Helista autoremondi töökotta“. Kasuta aktiivset verbi ja ütle täpselt, mida pead tegema. Sel moel täidad ilmselt mitu lehekülge.

Nüüd võtad ette esimese tegevuste lehekülje ja loed kirjapandud asjad läbi ilma, et ühegagi neist tegeleksid. Järgmisena uuri tegevusi seni, kuni neist üks jääb silma ja tunned, et praegu on õige hetk sellega tegelemiseks. Tööta väljavalitud tegevusega seni, kuni tahad. Pärast seda kriipsuta tegevus läbi ning lisa nimekirja lõppu, kui sa sellega ühele poole ei jõudnud. Kui lõpetasid tegevuse, küsi endalt: „Mis on järgmine tegevus, et jõuda eduka tulemuseni?“ Pane see tegevus nimekirja lõppu kirja.

Jätka tegevuste läbivaatuse ja tegutsemisega sama süsteemi kasutades. Ära liigu järgmisele lehele enne, kui oled teinud ära kõik asjad, mida tõesti kavatsed teha ning mille teostamiseks oled valmis.

Kui enam ükski tegevus lehel esile ei tõuse, liigud järgmisele lehele ja kordad protsessi. Kui jõuad viimase tegevuste lehe lõppu, alusta taas esimeselt „aktiivselt“ lehelt ehk lehelt, millel on tegemata töid.

Kui lehele jäävad alles asjad, millega sa niipea ei kavatse tegeleda, märgista need markeriga või lisa need tulevikutegevuste nimekirja. Ära tegele nendega enne paari nädala möödumist. Kui siiski tahad mõne neist teoks teha, siis jaga see ülesanne väiksemateks tükkideks ja lisa nimekirja lõppu.

Tee esimese „aktiivse“ lehe ülanurka rist – siis leiad selle kiiresti. Kui lehele pole jäänud ühtegi tegevust, tõmba ristile ring ümber.

Kõik delegeeritud tegevused pane eraldi lehele kirja, siis on hea sealt järge ajades inimestele meelde tuletada, et nad lubasid midagi teha. Selline meenutamine on igati asjakohane, kui sa pole delegeeritud tegevuse käigu kohta viimase kahe päeva jooksul midagi kuulnud – vastasel juhul võib tegevus ripakile jääda.

Hea kalender

Kalendrisse pane kirja nii vähe kui võimalik – seal on peamiselt kokkulepitud kohtumised ning kogupäevasündmustena ka asjad, mida tuleb tingimata konkreetsel päeval teha. Samuti võib kogupäevasündmusena panna kirja need delegeeritud tegevused, mille puhul olete töö valmimise ajas kokku leppinud.

Igapäevasel tegutsemisel lähtud suurema osa ajast Autofookuse nimekirjast – selle võtad ette niipea, kui kalendris konkreetset sündmust ees pole. Kui sul on käsi mõni väga oluline suurem tegevus, siis tegele sellega iga päev nii pea kui võimalik kasvõi natuke. Sel juhul saad olulist projekti iga päev edasi liigutada.

Ülevaatus loob selguse

Iga päeva alguses või lõpus võta hetk, et otsustada, mida teed päeva jooksul kogutud tegevustega. Samuti vaata üle möödunud päev, kiida end hea päeva eest ja vaata üle, kas kõik kavandatud asjad said tehtud. Seejärel viska pilk eesootavale päevale ning pane end mõttes valmis; võib-olla tuleks veel midagi teha, et paremini valmistuda?
Kord nädalas võta tund segamatut aega, et üle vaadata oluliste projektide käekäik ning seada elu märkmikus kooskõlla eluga sinu ümber – siis saad olla kindel, et märkmik kajastab tegelikku elu ning selle loodud vajadusi.

Märkmiku vahel kanna kaasas käesoleva ja järgmise aasta-paari aastakalendrit ning viimase kuu ja järgmise kolme kuu üksikasjalikumat päevakalendrit. Mõni päev enne kuu vahetumist võtad üle-eelmise kuu lehed välja ning lisad ühe kuu jagu lehti juurde, et järgmise kolm kuu info oleks pidevalt kaasas. Samuti kannad üle vajaliku info aastakalendrist.

Järgmises selle seeria postituses räägin ca kuu pärast sellest, kuidas tasuta või väga odavate veebivahenditega luua hea endajuhtimissüsteem