Kaasava projektijuhtimise koolitusele 3 viimast vaba kohta!

Järgmisel teisi- ja kolmapäeval, 18.-19. oktoobril teeme Tallinnas Tammsaare koolituskeskuses Kaasava projektijuhtimise koolituse, millele on jäänud kolm viimast vaba kohta.

Iga osaleja tuleb koolitusele oma äsja alanud või peatselt algava töise või koduse projekti või muu suuremat sorti tegemisega ning seejärel arutame need projektid üksipulgi läbi:

  • Harjutame esialgset kiiret planeerimist: sõnastame projekti vajaduse, paneme paika mängureeglid, seame ja joonistame sihi, loome mõttekaardi abil esialgse tegevus- ja ajakava ning kaardistame olulisemad riskid ja nende juhtimise viisi.
  • Käime läbi põhjalikuma planeerimise: uurime GANTTi kaarti ja PERTi diagrammi, vaatame eelarve planeerimist ning projekti kvaliteedi kirjeldamist.
  • Harjutame elluviimise nippe tagasi- ja edasisidest alates koosolekute pidamise ja läbirääkimistega lõpetades.
  • Õpime projekti lõpetama sel moel, et selle “sabad” ei lööks meid hiljem kõige ebasobivamal ajal ning omandatud tarkus jääks alles.

Koolituse käigus töötab iga osaleja oma projektiga, samuti saab oma tegemisi teistega koolituse jooksul piisavalt arutada. Siiani on osalejad koolitusega jäänud väga rahule ning selle abil olulisi asju ära teinud.

Koolituse tavahind on 249 eurot + käibemaks, aga kui reageerid enne reede hommikul kella 10, on hind Sulle tervelt 50 eurot soodsam: 199 eurot (lisandub käibemaks). Eriti suurt kasu saad koolitusest juhul, kui tuled ühe või kahe kaaslasega, kellega ajate sama asja.

Koolituse hinnas on:

  • koolituse ettevalmistus lähtuvalt Sinu vajadustest,
  • kahepäevane kaasav koolitus,
  • materjalid,
  • veidi tarkvara, et edaspidi saaksid paremini hakkama,
  • lõunasöögid ja kohvipausid,
  • tasuta parkimine.

Registreeru koolitusele siin.

Avalikel koolitustel odavam hind

Avalike koolituste aktiivse müügi lõpetamise tõttu saan oluliselt langetada nendel osalemise tasu. Edaspidi maksab ühele inimesele:

Samuti vähendasin avalike koolituste hulka. Projektijuhtimise ja Outlooki-koolitusi teen sügistalvel ühe (rühma suuruseks 12 inimest) ning ajajuhtimise koolitusi kokku kolm: ühe oktoobris, ühe detsembris ja ühe jaanuaris (rühma suuruseks kuni 24 inimest).

Lihtsama projektijuhtimise koolitus juba järgmisel nädalal

Järgmisel nädalal, 11.-12. novembril viin Tammsaare Koolituskeskuses läbi Lihtsama projektijuhtimise koolituse. Iga osaleja võtab koolitusele kaasa ühe oma äsja alanud või peatselt algava projekti ning teeb sellega koolitusel tööd – me ei mängi läbi mitte “mänguprojekte”, vaid arutame päriselust pärit tegemisi.

Koolitusel:

  • Vaatame, kuidas projekti algatada nii, et meeskonnas valitseb selle elluviimise suhtes koosmeel ning oleme juba selles järgus läbi mõelnud, kuidas edukalt lõpuni jõuda.
  • Uurime projekti meeskonna ja ajagraafiku planeerimist põhjalikult.
  • Proovime läbi erinevaid projekti eduka läbiviimise abivahendeid. Olen kindel, et leiad nii mõnegi uue vahendi, millest saad kasu.
  • Vaatame üle projekti lõpetamise rutiini, mis aitab sellele konkreetselt joone alla tõmmata ja mitte lõputult venima jääda.

Koolituse soodushind kiiretele registreerujatele, kes panevad nime kirja enne reedet, on 3990 kr + km (tavahind 4990 kr + km). Hind sisaldab kahepäevast koolitust, koolitusmaterjale, lõunasööke ja kohvipause. Registreeru koolitusele või kirjuta kristjan-at-selgepilt.ee või helista 502 9037 lisainfo saamiseks.

Kiirusta registreerumisega, sest koolitusele on veel ainult 6 vaba kohta ja järgmise avaliku projektijuhtimise koolituse korraldan ilmselt alles järgmisel sügisel.

7 sammu ühise tegutsemiseni

Inimesed liiguvad ühiselt jõudsamalt edasi kui igaüks eraldi. Mida teha, et ületada individualismi tõkked ning teha koos kõige olulisem asi teoks?

Ametivend ja suurepärane DISCi koolitaja Indrek Rahi rääkis mõne kuu eest loo: ta koolitas üht keskmise suurusega Tallinna ettevõtet, koolitus toimus maal, ning 20 koolitusel osalejat saabusid Tallinnast kohale 19 autoga. Nii Indreku kui ka minu jaoks on see eestlaste koostöövõimetuse musternäide. Selleks, et olla näiliselt iseseisev, kulutad nii aega kui ka raha üksinda autos sõitmiseks! Võib-olla oli oma osa ka selles, et teistele tuli näidata, millise autoga keegi sõidab, aga võib-olla ka mitte.

Eestlane hoiab omaette – me juba oleme sellised. Vaata kasvõi eestlase elupaika, üldjuhul rida- või hajaküla. Majad asuvad üksteisest võimalikult kaugel ning alati, kui süütad toas tule, tõmbad ette kardina, et naaber ei näeks tuppa. Ainsaks erandiks on kalurikülad, milles majad tihedamalt koos ja ka inimeste omavaheline koostöö oluliselt parem. Kuid kalurid teevad koostööd olude sunnil, üksi on merel väga keeruline toime tulla.

Nüüd, pärast masu, on kalurite kombel ühine tegutsemine väga tähtis. Me ju tahame kehvad ajad võimalikult ruttu tasa teha ning edasi liikuda! Koos tuleme oluliselt paremini toime kui üksi – inimene on endiselt karjaloom, isegi siis, kui ta on eestlane.

Kuidas jõuda ühise tegutsemiseni?

1. Igaüks teeb seda, mida tahab ja oskab

Kuidas sa saad teada, mis paneb teist inimest liikuma? Ei mingil muul moel kui temalt küsides. Kuulsin lugu, mille kohaselt Virgini juht Richard Branson olla istunud kord baaris ning vestelnud ta naaberpukil tasapisi napsu võtnud mehega, kes äsja ühest töökohast ära tulnud ja järgmist tööd polnud veel hakanud otsima. Vestluse käigus selgus, et mehe silmaring oli harukordselt avar, mõttekäigud köitvad ning suhtlusviis innustav.

Branson olla temalt pärinud: „Kui te tahaksite minu juurde tööle tulla, siis millist tööd te sooviksite teha?“ Mees vastanud, et kõige põnevam oleks praegu tegeleda pikaajalise strateegilise finantsplaneerimisega.

„Aga kuidas võiks kõlada teie ametinimetus?“ Mees mõtles veidi ning lausus: „Strateegilise finantsplaneerimise osakonna, ei, hoopis divisjoni, juht, või veel parem: peadirektor.“

„Ja kui palju te palka sooviksite?“ jätkas Branson asjast üha enam huvitudes. Mees pidas pika pausi ning lausus: „Kui saaksin teha täpselt seda tööd, mida tahaksin, ning mu visiitkaardil ilutseks mainekas ametikoha nimetus – see on mulle oluline –, siis see rahaline pool polegi nii oluline. Eelmises kohas sain 60 000 dollarit aastas, no nüüd võiks 70 000 ära tulla. Või 75 000 – see oleks veel parem.“

Mida selle peale vastas Branson? „Tere tulemast meeskonda, strateegilise finantsplaneerimise divisjoni peadirektor!“ Väidetavalt töötavat see mees endiselt Virginis.

Teeme 6.-8. oktoobrini coach Raimo Ülavere, psühholoogiatreener Kristel Rannamehe ja ametivend Rahiga Stockholmi laeval poolesajale meeskonnale ühiselt oluliste asjade elluviimise koolituse „Uus kurss“. Selle koolituse meeskonna koostasime täpselt sama põhimõttega: iga koolitaja ja tugimeeskonna liige teeb täpselt neid töid, mis talle endale meeldib. Tulemuseks on kõrgeima motivatsiooniga tiim, milles kunagi olen osalenud. Ja selle tiimiga loome Eestis ainulaadse koolituse, millel inimesed suudavad teha oma kõige olulisema projekti või protsessi ühised plaanid, mida nad saavad ja tahavad edukalt ka ellu viia.

2. Miks on ühist projekti vaja?

Esmalt oleme omavahel projekti osalistega selgeks vaielnud, miks seda projekti on üldse vaja. Kui vaidleme omavahel selgeks, miks on seda konkreetset projekti vaja, siis jõuame lõpuks koosmeelele ning saavutame ühise sihi, mille suunas koos edasi liikuda.

Pealegi aitab selline lähenemine vältida üht olulist projektide elluviimise kitsaskohta: mõni projektiga tegeleja võtab muidu kõige kiiremal ajal vinguva häälega küsida: „Aga miks seda projekti üldse vaja on?!“ Kui projekti vajadus selgeks vaielda, siis vahel juhtub ka nii, et projekti polegi vaja ning selle võib tegemata jätta.

3. Lepi kokku mängureeglid

Seejärel lepime kokku projekti elluviimise reeglites, näiteks selles, millist eelarvet me ei ületa, kui kiiresti käib kommunikatsioon, mida teeme tõrgete ilmnemise korral, kuidas omavahel suhtleme… Tean mitmeid ettevõtteid, mis täiustavad iga projekti alguses neid reegleid ning on loonud sel moel endale projektijuhtimise hea tava, millest juhinduvad pidevalt oma töös.

4. Sõnasta metsikult edukas tulemus

Kolmanda sammuna oleme sõnastanud projekti metsikult eduka tulemuse. Just nimelt metsikult eduka, mitte reaalse. Kui sõnastame eesmärgi nii nagu see oleks juba sündinud, siis näeme ja tunneme seda oma vaimusilmas juba praegu ning meil on lihtsam selle suunas edasi liikuda.

Me sõidame täpselt sinna, kuhu vaatame. Kui kujutame ette põldude vahel sirgelt jooksvat teed, mille ääres kasvab üksik puu, siis kuhu autod ja traktorid ühtelugu sõidavad, kui juht kaotab masina üle kontrolli? Loomulikult vastu puud, sest me sõidame sinna, kuhu me vaatame. Kui proovime kõigest hingest mingit probleemi vältida, siis kiiremini kui arvatagi põrkume just nimelt selle probleemiga.

Seega kui vaatame sarnaselt vormelisõitja või mootorratturiga, kes silmitseb kurvi võimalikult kiireks läbimiseks sellest väljumise punkti, edukat tulemust, siis tõenäoliselt ka jõuame selleni.

Eestlase jaoks on lugu küll natuke teine. Mida ütled, kui mõni asi on välja kukkunud parimal võimalikul moel? „Pole paha“, „Üsna normaalne“ või jõmised lihtsalt tunnustavalt „Käib kah“. Mitu aastat tagasi kirjutas majandusajakiri „The Economist“, kui eestlane ütleb mingi asja kohta „üsna normaalne“, siis paremini teha ei saa! Seega, kui oled läbi ja lõhki eestlane, sõnasta „üsna normaalne“ projekti tulemus, millega nii enam-vähem jääd pärast rahule. Muu maailma jaoks ongi see tulemus „metsikult edukas“.

5. Pane olulisemad tegevused kirja

Nüüd oleme visandanud olulisemad tegevused, mis viivad meid soovitava lõpptulemuseni. Esimese hooga me ei lisa kuupäevi ega tegevuste elluviijate nimesid, lihtsalt paneme koos kirja, mida meil on vaja koos teha. Seejärel paneme tegevused ajateljele ning iga osaleja võtab endale talle sobivaimad ülesanded. Kui inimene võtab ise endale kohustused, viib ta need ellu palju tõhusamalt ja edukamalt.

6. Loo järgmise kolme kuu plaan

Seejärel kaardistame järgmiseks kolmeks kuuks olukorra, milles oleme iga kuu lõpuks. Samuti paneb iga osaleja endale kirja oma järgmise kolme kuu eesmärgid.

Selleks, et see ei jääks pelgalt plaaniks, vaatame koos järgmise kuu eesmärki ning leiame ühiselt, mis on toimunud järgmise ja ülejärgmise nädala lõpuks. Iga osaleja sõnastab ka isikliku järgmise ja ülejärgmise nädala eesmärgid.

Kõik eesmärgid paneme kirja nii nagu need oleksid juba sündinud, siis tunnetad, tunned, kuuled ja näed saavutatud olukorda.

Viimase planeerimise sammuna paneb iga osaline kirja järgmise paari nädala igasse päeva ühe, kõige olulisema tegevuse, mis viib teda oma nädala eesmärgi täitmisele lähemale.

Nädala pärast vaatame koos möödunud nädalale tagasi ja planeerime järgmise kahe nädala tegevused.

Selline nädala kaupa jooksev planeerimine aitab meil hoida plaani piisavalt paindliku, et ootamatustega toime tulla ning ühist liikumissuunda vajadusel korrigeerida.

7. Hoia inimesed kursis

Võta kord nädalas aega, et parimal juhul korra oma meeskonnaga kohtuda, et koos vaadata ja arutada, kuidas kõige olulisem tegevus edeneb.

Sageli anname paar korda nädalas kõigile meilitsi teada, milliseid edusamme oleme teinud. Kui näeme, kui hästi tiimikaaslastel läheb, siis see annab ka endale jõudu ja energiat iga päev kõige olulisema projekti tegeleda kasvõi natuke niipea kui võimalik, sest ega me ole tiimikaaslastest halvemad.

Mitut olulist tööd saad teha samal ajal?

Olen vaadanud, et planeeri, kuidas tahad, aga korraga jõuab keskenduda 3-6 olulisele ülesandele. Ikka ja jälle avastan, et isegi siis, kui tahan rohkem asju ette võtta, suudan reaalselt kiirelt edasi liigutada kuni kuut projekti. Tõeline reality check: edaspidi on mõistlik hoida aktiivseid projekte just nii palju.

Kuulasin just raamatu “One Minute Manager” audioversiooni ning selles peitub sügav tõde, mis lähtub vanast heast Pareto printsiibist: iga projekti puhul kaalu hoolikalt läbi, millised on 20% tegevustest, mis annavad 80% tulemustest ning keskendu neile. Sel juhul kulutad planeerimiseks küll veidi enam aega, aga see aeg tuleb tegutsemisel kuhjaga tagasi.

Selline lähenemine aitab projektideks kuluvat aega oluliselt lühendada. Meenub 37signalsis kasutatavad kolm projekti lõpetamise reeglit, mille kohaselt on projekt lõppenud, kui

  1. Projekti eesmärgiks seatud tulemus on saavutatud või
  2. projektiks kavandatud aeg on läbi või
  3. projekti eelarve on ära kulutatud.

Sellise teguviisi tulemusena on neli viiendikku 37signalsi toodetega ülimalt rahul ning viiendik nende peale paduvihased. Vastasel juhul oleks tulemuseks neli viiendikku kuidagiviisi rahulolevaid kliente ja viiendik fänne, kuid see tulemus poleks pooltki nii tulus.

Kuidas planeerida projekti loomulikult?

David Alleni firma treenerid tegid puust ette ja punaseks nn projekti loomuliku planeerimise mudeli, mis kõlab igati mõistlikult:

  1. Sõnasta projekti tähendus – miks sa tahad seda projekti ellu viia (“Teeme seda asja, sest…”)
  2. Sõnasta mängureeglid – millised on reeglid, mida me mingil juhul projekti käigus ei riku, ning millised on piirangud projektile (nt “me ei valeta kliendile” või “me ei ületa 300 000kroonist eelarvet”)
  3. Sõnasta visioon, mis kirjeldab olukorda, kui projekti saadab metsik edu – see on ilmselt eestlasele kõige keerulisem (kui asjad on väga hästi, siis on nad “üsna normaalsed” – seega, kirjelda projekti tulemust, kui see on “üsna normaalne”)
  4. Ründa aju ning pane (võimalusel) kambaga kirja sihi saavutamiseks vajalikud märksõnad ja tegevused – alguses üldised ning seejärel ründa lahti valdkond valdkonna haaval tegevused.
  5. Organiseeri projekt: otsusta, milliseid tegevusi on vaja ja milliseid mitte.
  6. Planeeri: leia iga projektiharu puhul järgmine füüsiline tegevus ja pane see oma tegevusnimestikesse kirja.

Abi vaja: lihtne projektijuhtimisvahend

Tunnistan ausalt: vajan abi. Otsin projektijuhtimisvahendit, mis oleks

  • lihtne,
  • joonistaks Gantti kaarti
  • ja veel parem kui PERTi oma ka,
  • võib toimida koos Exceliga
  • või MindManageriga,
  • võimaldaks märkida ka juba läbitud etappe,
  • oleks odav või tasuta.
  • Eriti kena oleks, kui saaks Gantti ja PERTi ka printida.
  • Ja eriti äge, kui oleks võimalik veel Outlookiga sünkroniseerida (MS Project on hullupööra keeruline ja kallis mu jaoks).

Praeguseks olen läbi vaadanud paar Exceli töölehte, näiteks see ja see. Esimene neist on tiba keeruline, aga toimib hästi, teine veidi liiga lihtne mu jaoks. Mõlema puhul on probleemiks läbitud töö märkimise keerukus.

Veidi olen mänginud ka JCVGanttiga: sümpaatne, aga printimine on nigel ja PERTi ei saa joonistada.

Kas keegi on kokku puutunud näiteks Plan Bee Critical Path Project Managementiga? Millised kogemused olid? Või on keegi uurinud avatud lähtekoodiga OpenProjd? Selle esmamulje tundub küll hää…

Täiendatud: Võtsin kasutusele GanttProjecti. Hetkel tundub suurepärane – just see, mida vaja.