Outlooki nipp: lihtne ja toimiv kaustasüsteem

Mõne aasta eest võtsin Outlookis kasutusele kaustasüsteemi, mille abil leian vajamineva kirja mõne hetkega. Näitan kolme nippi, kuidas saad sama teha.

Lihtne süsteem

Inimesed on erinevad – mõni tunneb end kodusemalt vähesemate, kuid mahukamate kaustadega, teine rohkemate, kuid kõhnematega.

Näitan esimesena lihtsamat süsteemi, mis mõeldud esimest tüüpi inimestele. Selle süsteemi puhul kasutan viit kausta: “Inbox”, “Tegemiseks”, “Delegeeritud”, “Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval” ning “Arhiiv”.

“Inboxis” on kõik saabuvad kirjad või ülesanded, mille puhul ma pole veel otsustanud, mida nendega teha. Aeg-ajalt võtan selle kausta ette ja otsustan kirjadega ükshaaval, mida nendega teha.

“Tegemiseks” kausta tõstan kirjad, mis nõuavad tegutsemist. See on mu tegevusnimestik.

“Delegeeritud” kaustas on delegeeritud ülesanded. Kui delegeerin kellelegi midagi ning soovin hiljem kontrollida, kas asi on tehtud, siis lisan end delegeerimiskirjal koopia saajaks. Outlookis kasutan reeglit, mis saadab automaatselt minult endalt saabunud kirjad delegeeritud kirjade kausta.

“Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval” kaustas on ideed, mis pole praegu olulised, aga ühel ilusal päeval võib-olla on. Korra kuus viskan sellesse kausta pilgu sisse, kustutan mannetumad ideed ning parima idee liigutan “Tegemiseks” kausta, et see ära teha.

“Arhiivi” kausta jõuavad asjad siis, kui need on valmis.

Vajadusel võib teha iga peakausta alla ka näiteks projektide või suuremate tegemiste kaupa alamkaustu.

Keerulisem süsteem

Kui sulle meeldib kasutada suuremat hulka kaustu, siis võib abi olla järgmisest lähenemisest.

Esmalt tekitan Inboxi alla kolm peakausta: “Tegevused” – asjadele, mis on praegu pooleli, “Rutiin” – rutiinselt korduvatele tegevustele ning “Arhiiv” – lõppenud projektidele; kui mõni suurem asi saab läbi, siis tõstan selle kogu kupatusega siia.

“Tegevuste” ja “Arhiivi” kausta alamstruktuur on ühesugune: ülemine kausta tase kirjeldab eesmärki, mille nimel on neid tegevusi vaja, ning alumine tase konkreetset projekti või tegevuste kogumit, millesse need tegevused kuuluvad.

Toon näite. Mul on kolm eesmärki: koolitusi müüa, inimesi koolitada ning ennast promoda (töötan isikubrändi kasutades). Kui soovin leida mõnda minu järgmisel nädalal, 7.-8. märtsil toimuva kaasava projektijuhtimise meistriklassi müügiga seotud materjali, siis see asub kaustas “Tegevused – Müü koolitusi – Avalik projektijuhtimine”. Osalejatega peetava kirjavahetuse leian kaustast “Tegevused – Koolita inimesi – Avalik projektijuhtimine”. See artikkel maandub kausta “Tegevused – Turunda ennast – Sekretär.ee”.

Kui projektijuhtimise meistriklass saab selleks korraks läbi, siis tõstan info sama koha peale arhiivikaustas.

Otsingukaustad

Kui pead kaustu inimeste või ettevõtete nimede kaupa, siis Outlookis sel suurt sisulist mõtet pole, sest Outlook suudab seda ise ka teha. Leiad kaustapuu alaosast “Search folders” või “Otsingukaustad”, klõpsad sellel paremat hiirenuppu ja valid uue kausta loomise. Aknasse kuvatavast loetelust valid “Mail from and to specific users” ning seejärel valid aadressiraamatust inimese aadressi või sisestad selle alla otsingureale. Soovi korral võid sinna kirjutada ka domeeni, näiteks “@selgepilt.ee”.

Nüüd loob Outlook uue otsingukausta, kuhu indekseeritakse need kirjad automaatselt.

Ülemineku nipp

Lõpetuseks veel üks ülemineku nipp, mida ise edukalt kasutasin. Eelmise ja praeguse süsteemi vahel segaduse vältimiseks tekitasin nii Outlookis kui ka kõvakettal kausta “Minu elu enne 15.10.2008” (just siis vahetasin süsteemi) ning tõstsin selle alla kogu senise info. Edasi hakkasin uut süsteemi käigu pealt looma ning see toimib tänase päevani edukalt.

Muide, eriti nutikas on failikaustad luua sama süsteemi järgi nagu meilikaustad, sest siis asuvad asjad loogiliselt võttes samas kohas.