Kuidas vältida tõkestusi?

Kui sageli juhtub, et oled just ülesandesse süvenenud ja sel hetkel katkestab sind ligiastuv kolleeg, häiriv telefonikõne, postkasti potsatav kiri või välksõnum? Sageli tuleb seda liigagi tihti ette.

Välksõnumite ja e-kirjadega on lugu lihtne: kui pean süvenema, siis sulgen meiliprogrammi, Skype’i ja MSNi. Mu kolleegid teavad, et teen nii, ega oota välkkiiret reageerimist. Kui asjaga tuli takus, siis nad astuvad läbi või helistavad.

Kui kiirel ajal heliseb telefon, siis esimese asjana märgin üles paar märksõna, mis kirjeldavad, kus tööga pooleli olen. Tavaliselt ütlen seejärel helistajale, et mul on hetkel pooleli üks oluline töö ning palun tal poole minutiga kokku võtta, millest ta tahab mulle rääkida. Kui tegemist on äärmisel olulise asjaga, siis leian kauem aega. Kui mitte, siis palun vabandust ja küsin, kas ta saaks mulle sel teemal e-kirja saata, millele vastan mõne tunni või päeva jooksul. Inimesed aktsepteerivad ja mõistavad tavaliselt sellist lubadust. Aga loomulikult tuleb antud lubadust ka pidada. Seepärast panen teema arvutisse või paberile lühilausega kirja.

Sama moodi käitun segajatega, kes astuvad mu laua ligi, kui mul mõni kiire töö pooleli. Palun vabandust ja annan hetke, et asjast rääkida. Seejärel palun neil tavaliselt meili saata, et asjaga edasi tegeleda või leppida kokku teema arutamiseks aeg.

Sellisel käitumisel on varjukülg: kolleegid kipuvad mind vahel pidama pidevalt hõivatud inimeseks, kellele kaasinimeste mure suurt korda ei lähe. Kuid see on tõkestuste vältimise hind, sest kui niiviisi käituda pikemat aega, siis segajate arv väheneb. Ja lõpptulemusena saan oluliselt rohkem tehtud.

Tõhusad koosolekud

Koosolekute puhul tundub kehtivat vana hea Vilfredo Pareto 80/20-reegel ja seda mitmel moel. Viiendik koosolekutest annab neli viiendikku tulemustest. Ja väga tihti kulutame koosolekul sihipäraselt viiendiku ajast, neli viiendikku võtab enda alla asjasse puutumatutel teemadel jutuga koosolekuruumi õhu soojendamine. Selle reegli murdmine eeldab ärikultuuri muutmist, kuid see on pikk ja vaevaline protsess.

Esimene asi, mida muuta, on enda suhtumine koosolekutesse. mõne aja eest kirjutasin keskendumise ja tähelepanu rollist. Koosolekutel kehtib sama reegel: kui nõupidamisel osalejad pühenduvad arutelule täie tähelepanuga, siis tuleb koosolek lühem ja tõhusam.

Paari asjaga saab tulemuse veelgi parema. Kui juhid nõupidamist, siis sõnasta enne selle kokku kutsumist nõupidamise konkreetne eesmärk ning anna sellest ja oma ootustest ka teistele osalejatele teada. Samuti pane paika nõupidamise ajaline piir ning pea sellest kinni, lükates tühjast-tähjast rääkimise koosolekujärgsesse aega. Aja ületamisel lepi täiendav koosolek kokku.

Kui oled nõupidamisel osaleja rollis, siis küsi samu asju enne koosolekut selle kokkukutsujalt: mis on koosoleku eesmärk, millised on ootused sinu suhtes ning kui kaua arutelu kestab. Kui vähegi võimalik, proovi sind puudutavad küsimused ajastada nõupidamise algusesse ning lahku pärast seda, kui sind puudutav osa läbi. Loomulikult anna sellest teada enne nõupidamist selle kokku kutsujale ning põhjenda ja vabanda oma varast lahkumist kiirete ja oluliste töödega, mis vajavad tegemist. Ma pole kohanud koosoleku algatajat, kes ei aktsepteeri sellist vabandust.

Koonda sarnased tegevused

Kui kodus napib süüa, siis lähed poodi. Enamik inimesi, keda tunnen, koostavad ostunimestiku, milles piim, leib, vorst, pasta ja kõik muu, mida poest vaja. Ma ei tunne kedagi, kes läheks poodi ja ostaks piima, hetk hiljem teise poeskäigu ajal leiva, veel hetk hiljem läheks vorsti ostma ning käiks sel moel mitu korda poe vahet. Terve mõistus käsib nii teha.

Sama poeloogika kehtib kõigi tegevuste puhul: kui koondad sarnased tegevused, säästad märkimisväärselt aega. Nii ongi mõtet e-kirju lugeda nii sageli kui vaja – mina teen seda tavaliselt kaks korda päevas. Kui inimestel on vaja mind kiiresti kätte saada, siis nad helistavad. Olen lisanud vastava teate ka kõikide saadetavate e-kirjade jalusesse. Ka Skype’i ja MSNi avan kahel korral päevas, kui meile loen. Erandiks on juhtumid, kui mul on kiiresti vaja kellegi teise tagasisidet – sel juhul hoian meilikastil pilku peal, aga asjasse mittepuutuvaid e-kirju ei loe.

Sama moodi paketeerin kõiki tegevusi: internetipangas ülekandeid teen paaril korral nädalas, kuludokumendid vaatan üle samuti korraga. Kohtumiste asukohad planeerin võimalikult teineteise ligidale, et vähendada sõiduks kuluvat aega, aga see on elementaarne.

Miks ma nii teen? Sest katkestused häirivad mu tähelepanu ning nende tekkimisel kaotan efektiivsuses. Samuti hoian kokku tegevustele keskendumiseks vajaliku aja kui ei pea pidevalt erinevatele asjadele mõtlema.

Oluline tähelepanu

Enamik inimesi suudab keskenduda ühele asjale korraga. Inimese aju on väga vilets, kui peab tegema mitut asja korraga – tõhusus langeb meeletult. Tehke proovi: mõelge samal ajal oma järgmisele puhkusele ning hetkel kiireimale projektile. Kui õnnestus, pole mõtet edasi lugeda.

Tähelepanu säilitamiseks tegelen alati ühe asjaga korraga: kui kirjutan seda postitust, siis ma ei lase teistel asjadel end segada. Kui loen e-kirju, siis muuga ei tegele. Kui viibin koosolekul, siis osalen selles aktiivselt. Kui planeerin aega, siis jäävad teised asjad tagaplaanile. Mitut asjaga samal ajal tehes ei tule ükski viimase peal välja.

Aga inimesed ei lase ju nii elada, tulevad ja segavad, helistavad… Mida teen segajatega? Annan neile tavaliselt pool minutit asja selgitamiseks. Kui selgub, et hull-kiiret pole, siis palun vabandust ja ütlen neile, et olen hetkel olulise asjaga hõivatud, ning palun e-kirja saata. Kui see ei sobi, siis leian kohtumiseks eraldi aja, mil saan sekkuja esitet probleemiga segamatult tegeleda.

Oluline küsimus: Milline on järgmine tegevus?

Kui saan ühe asjaga valmis, siis tekkib inimlik küsimus: mida teha järgmisena, milline on selle tegevuse järgmine samm, et edukalt edasi liikuda? Kui järgnev tegevus võtab alla kahe minuti, siis teen selle kohe teoks. Kui üle kahe minuti, siis panen kalendrisse või tegevusnimestikku ehk to-do list’i kirja.

Oluline on planeerides ja tegutsedes alati küsida: milline on järgmine tegevus, et asjad saaksid edukalt lõpule viidud. Kui sellele küsimusele vastus olemas ja need otsused ka ellu viia, liiguvad asjad edasi varasemast oluliselt kiiremini.

2 minuti reegel säästab pool tundi

Mida aeg edasi, seda enam vaimustun kahe minuti reeglist – see säästab mul iga päev umbes pool tundi.

Reegel ise on imelihtne: kui mingi asi nõuab alla kahe minuti, siis teen selle kohe ära. Miks? Sest alguses ülesande kalendrisse kirjapanek ja sellele aja leidmine ning hiljem ülesandele keskendumine ainuüksi nõuavad minut-poolteist.