Postitused

Hea inimene

Mari oli usin. Nobe ja hoolas kõiges, mida tegi – nii tööl kui ka kodus. Teda utsitas tagant salajane hirm, et pole piisavalt hea ega tubli. Nii ta andiski endast kõik, mis vähegi võimalik.

Ta alustas päevi tavaliselt seitsme paiku hommikul, sest siis ei seganud teda kontoris keegi. Kui just ülemus ei helistanud poole kaheksa tuuris ega palunud üheksase koosoleku materjale ette valmistada. Seda küll juhtus peaaegu iga päev. Aga noh, vähemalt veerand tunnikest enne seda sai Mari oma tööd teha, et seejärel napilt-napilt kuidagi moodi ülemusele materjalid valmis teha.

See oli keeruline, sest töökaaslased hakkasid kontorisse tilkuma veidi pärast kaheksat ning pea igaühel neist oli Marile mingi soov. “Ole hea, lippa alla, too saiakesi, eks ju?” “Mari, ma ei leia kuidagi oma materjale arhiivikettalt, otsi need mulle välja.” “Mari, ma pean minema omanikuga kohtuma 15 minuti pärast – palun tee mulle esitlus, eks sa ju andmed leiad ise.”

Mari siin, Mari seal. Mari ei julgenud ära ka öelda, muidu äkki veel lasevad lahti. Nii see tramburai kestis kella viie-kuueni välja, polnud aega lõunatki süüa.

Alles päeva lõpus sai ta mahti oma asjadega tegeleda, aga kaua sa jaksad, ehk tunnikese või paar. Pealegi on mees üha pahasem, et Mari jõuab igal õhtul kaheksa-üheksa paiku koju. Ega ta ka mõista seda, kui palju tööd Maril tegelikult on.

Töökuhi kasvas. Mari sai üha uusi ülesandeid, nii enda kui ka teiste omi, kuid aega jäi aina vähemaks ning väsimus lasus seljas liiga raske koormana. Eilsel koosolekul sai ta taas võtta, sest lubatud tööd polnud õigeks ajaks valmis ning Mari kliendid teatavad talle üha sagedamini, et ei soovi enam nende ettevõttega tegemist teha ja lähevad konkurendi juurde. Niimoodi saab ta veel sule sappa varem või hiljem – aga mis teha, elu on selline. Ega töötegijaid hoia keegi. Kui ise just tubli ei ole.

Mari ei taha olla ka selline nagu raamatupidaja Malle. Ükskõik, millal tema juurde ka ei läheks, Malle heal juhul põrnitseb ja mühatab, et tal pole aega. Halvemal juhul ei tee üldse välja. Ja väga halval juhul ütleb halvasti. Väga halvasti. Koosolekul, kõigi ees. Ei, ta ei taha olla nagu Malle. Malle tegelikult ei meeldi kellelegi. Kui, siis võib-olla firma omanikele, sest raamatupidamine on korras nagu Norras.

Õhtuti trehvab Mari sageli koristaja Maimuga.

Maimu on ammu pensionil, kuid käib õhtuti kontorit koristamas, et saaks kodust välja ning veidi pensionilisa ka. Maimu on tore, vahel toob tööle head-paremat kaasa, et teistel oleks hommikul veidi näkitsemist – kas õunu oma aiast või isetehtud küpsiseid, vahel poetab lihtsalt igaühe lauale kommi. Maimust paremat koristajat Mari ei tea – kui Maimu on su laua õhtul ära koristanud, siis sa ei märkagi seda, sest kõik asjad on tagasi omal kohal, ainult tolm on võetud, lilled kastetud ning tool nihutatud sellisesse asendisse, et kohe hommikul oleks mõnus istuda.

Ühel õhtul pusis väsinud olemisega Mari taas müügipakkumise kallal, kui järsku tajus, et keegi vaatab teda. Ta tõstis pilgu ja nägi uksel seisvat Maimut, kes teda ainiti jälgis. Maril polnud aimugi, kaua Maimu teda oli silmitsenud.

“Sul vist põle ühtki vaba ‘etke?” küsis Maimu lõpuks.

“Ega vist.”

“Kõik mudku utsitavad tagant ja ega aitäh ütle keegi?”

“Nii ta on,” tõdes Mari.

“Kas sulle meeldib nii või oled muidu tubli?” jätkas Maimu.

Loll vanaeit, kipub norima! “Ei meeldi jah, olen muidu tubli jah,” porises Mari.

“Aga milline sa olla tahaksid?” uuris Maimu.

Mari vajus hetkeks mõttesse.

“Ma tahaksin olla nagu sekretär Anneli,” lausus ta lõpuks. Annelil töö lausa lendas käes, kõik asjad olid alati õigeks ajaks valmis.

“Aga messe Anneli teeb teist moodu kui sina?” päris Maimu edasi.

Mida ta teeb teisiti? Mari mõtles tükk aega. Anneli tuleb hiljem tööle ja läheb varem minema. Ja vahel kui lähed tema käest midagi küsima, viipab käega, et tuleb hiljem läbi, sest hetkel on telefonikõne pooleli või mõni oluline arvutitöö ees. Aga ta tuleb ka kui lubab.

Ja kui Anneli lubab mõne asja ette võtta, siis ta teeb selle kokku lepitud ajaks ära. Kui palud tal midagi teha, siis kohe teeb ta asju haruharva, pigem ikka ütleb, et ülehomseks saab. Aga siis ka teeb.

Aga kuidas Anneli teised on saanud nõusse, et nad talle kogu aeg sisse ei sõida… Seda peab temalt küsima. Kohe homme hommikul. Ju Anneli leiab selle väikese hetke homme või ülehomme, et selgitada lähemalt.

Mari tundis end palju paremini ning kuklas kripeldas juba vaikselt homse hommiku ja Anneliga vestlemise ootuse ärevus. Homme on päev, mil asjad hakkavad paremaks minema.

Mari oli Maimu täiesti unustanud.

“Nuh, ma siis lähen ka kodu ära, kõik töö juba tehtu’,” kostis ukselt. “Said sa mõne mõtte või? Muutusid äkki nii rõemsaks ja nagu põlekski enam sind siin…”

“Muidugi sain, aitäh!” lausus Mari naeratades ning kustutas laual lambi, et minna koju. Täna oli viimane päev, mille ta veetis tööl hiliste õhtutundideni.

Puhkusepohmell

Mitmed meist on juba naasnud puhkuselt või asuvad peatselt pärast puhkust taas tööle. Näitan mõnda võtet, mis aitab mul ennast puhkuse järel taas töövormi ajada.

Õige meelestatus

Kui mõtled selle peale, kui tore oli puhata ja kui nõme tööd teha, ei tule tööst midagi välja. Hea töö eelduseks on õige meelestatus. Mõtle mingi asja peale, mis valmistab sulle heameelt. Naerata vaikselt omaette – tead küll, tõmbad suunurgad veidi ülespoole ja muheled tasahilju. Mis sest, et teised võivad seda imelikuks pidada. Puhkuselt tulnud inimesed on ikka veidi imelikud, mis seal ikka.

Nüüd mõtle selle peale, mis su töö juures sulle kõige rohkem meeldib ning mis paneb sind oma tööd nautima. Kui tuju hea, on õige hetk tööga alustamiseks.

Tegevuste nimestik

Võta asja rahulikult ja koosta nimekiri asjadest, mis vaja korda ajada. Samuti pane kirja puhkuse ajal saabunud ideed.

Vali ideede hulgast kolm kõige olulisemat ning hakka esimesega tasapisi nokitsema. Kui vähegi võimalik, alusta kõige meeldivamast ülesandest. Kui saad, siis tee paar-kolm lihtsat ja meeldivat asja, et kiire võidumõnu kätte saada, ning siis, kui oled end juba käima tõmmanud, tee mõni keerulisem või ebameeldivam asi. Kui see saab valmis, siis on esimene päev juba läinud asja ette. Vali ka järgmiseks päevaks mõni keerulisem ülesanne, mille võtad homme ette hommikul, kohe esimesena.

Vasta kirjadele lõuna paiku

Puhkuse ajal saabunud kirjade lasu on täiuslik stressiallikas. Meilikast ava alles siis, kui oled paar esimest väikest tööd saanud tehtud. Vasta neile kirjadele, mis nõuavad vähem kui paar minutit vastamiseks. Pikemat tegevust nõudvad kirjad tõsta eraldi kausta ning kirjuta neis olevad tegevused üles, et nädala jooksul need lahendada. Edaspidi võta hommikuti tund-paar, et puhkuse ajal kuhjunud probleeme lahendada. Tavaliselt kulub puhkuse ajal kogunenud töötaagaga toimetulekuks nädal-paar.

Suhtle

Pauside ajal suhtle töökaaslastega ning uuri nende käest, mida nemad tegid puhkuse ajal ning mida olulist vahepeal juhtunud. Tõenäoliselt saad teiste inimeste käest märksa kiiremini olulistest uudistest teada kui end meililasust ja uudistemägedest läbi närides.

Kuula oma keha

Meie organism võõrdub puhkuse ajal tööst. Seepärast kuula esimestel tööpäevadel oma keha tavapärasest rohkem. Võib-olla vajad puhkepause tavapärasest sagedamini. Võib-olla vajad rahulikumas tempos töötamist. Võib-olla tahad tavapärasest rohkem või vähem suhelda.

Kui võimalik, tööta esimesed päevad rahulikus tempos, suurendades tasapisi oma töökoormust.

Millised on sinu nõuanded, et muuta esimene tööpäev meeldivaks?

Kolme tulemuse reegel

Saabunud on uus enesejuhtimise süsteemide põlvkond, mille parimaks esindajaks on programmeerija J. D. Meieri loodud “Väledad tulemused” (“Getting Results in the Agile Way”).

Tarkvaratööstus on kasutanud agiilset ehk väledat projektijuhtimist juba kümmekond aastat. Nn väleda projektijuhtimise tunnuseks on pikaajalise tegevuse jagamine pisikesteks sammudeks ja vaheetappideks ning nende kiire elluviimine ja tulemuste kasutusele võtmine. Sama moodi nagu toodet arendatakse, saab edendada ka oma elu: väikeste sammudega noppides iga päev pisikesi võite. Meieri süsteem seda just teebki.

Head asjad käivad ikka kolme kaupa. Nii on ka Meieri süsteemil kolm põhimõtet, millega saad kohe alustada oma asjade korda seadmist.

1. Kolme reegel

Meieri süsteem keskendub mitte tegevustele, vaid nende tulemustele. Esmalt paned näiteks paika, millised on sinu aasta kolm olulist tulemust, neist tulenevad järgmise kuu kolm olulist tulemust, neist tulenevad järgmise nädala kolm tulemust ja neist tulenevad järgmise päeva kolm tulemust.

2. Esmaspäevane visioon, igapäevased tulemused ja reedene tagasivaade

Tuleme tegevustele veidi lähemale. Iga nädal on uus algus. Esmaspäeval võtad ette oma pikaajalisemad, aasta- ja kuuplaanid ning otsustad, millised kolm olulist võitu alanud nädalal saavutad. Kirjutad need üles. Samuti võid juba ette paika panna, millised on alanud nädala iga päeva kolm olulisemat tulemust, millega hakkama saad.

Iga päev võtadki ette kolme olulisema tulemuse loetelu ning paned tegevusnimestikku kirja, mida nende saamiseks pead tegema. Ja seejärel teed.

Reedel võtad hetkeks aja maha ning uurid, mida saavutasid ning milliseid asju saad edaspidi paremini teha.

3. Tulipunktid

Tulipunktid kujutavad endast sinu elu ja töö kaarti, mis aitab sinu tulemusi ja nendeni jõudmiseks vajalikke tegevusi prioritiseerida ja mõista, mis tegelikult on sinu elus kõige tähtsam. Kui mingi asi on oluline, siis tuleb ju selleks asjaks aega võtta.

Tulipunktide välja selgitamiseks paned kirja valdkonnad ja rollid, mis nõuavad suurema osa sinu energiast. Võid lisada nende juurde ka vastuse küsimusele: “Mida soovid selles vallas saavutada?” Meier soovitab tulipunktid jagada kolme valdkonda: elu laiemalt (meel, keha, emotsioonid, karjäär, raha, suhted, lõbu), töö ja eraelu.

Võid lisada iga tulipunkti juurde ka selle, kui palju aega tahad konkreetsele valdkonnale igal nädalal pühendada: näiteks vähemalt 3 tundi nädalas trenni tegemist, aga mitte üle 50 tunni karjäärile pühendumist. See aitab luua tasakaalus nädalaplaani, sest selle koostamisel hoolitsed, et see kajastaks sinu elu tulipunkte.

Kui soovid Meieri süsteemiga teha lähemalt tutvust ning, mine tea, võib-olla isegi kasutama hakata, siis loe täpsemat infot süsteemi vikist ehk teadmusveebist.

6 soovitust koolitaja valikul

Koolitusega on imelihtne raisata ettevõtte omanike või enda raha. Kui võtad kuulda allpool kirjeldatud soovitusi, siis suurendad oluliselt võimalust koolitusse investeeritavat raha kuhjaga tagasi teenida.

1. Küsi soovitusi ja uuri kogemusi

Koolitaja valikul küsi oma suhtlusvõrgustikus, kes on tellinud sarnaseid koolitusi ning millised on olnud inimeste kogemused erinevate koolitajatega. Kui oled välja valinud paar-kolm koolitajat, kellega kaalud koostööd, küsi neilt varasemate koolituste tellijate kontaktandmeid, et neid intervjueerida.

Kui kulutad varem koolitajaga koostööd teinud tellijatega suhtlemisele tunnikese või pool, võid säästa sadu ja tuhandeid eurosid ning olla kindlam, et koolitusest on tegelikult ka kasu. Mulle ei meenu enda puhul ühtegi klienti, kes oleks keeldunud minu kohta infot jagamast – nii positiivset kui ka negatiivset.

2. Kohtu koolitajaga enne koolitust

Enne koolitust kohtu kindlasti koolitajaga. Kohtumisel kuula ja jälgi hoolega koolitajat.

Hea koolitaja küsib ettevalmistaval kohtumisel võimalikult palju, et mõista valdkonda, kus tellija tegutseb, koolitusel osalejate tööd ning valmistada ette selline koolitus, millest osalejad saavad võimalikult palju kasu. Kui koolitaja räägib peamiselt sellest, kui tubli ja tore ta on, suhtu temasse kahekordse ettevaatlikkusega. Koolitaja asi on aidata inimestel koolituda, mitte oma ego upitada.

Küsi koolitajalt, mis muutub koolitusega ning mis saab pärast koolitust edasi – kas koolitaja pakub järelsessioone õpitu kinnistamiseks, meili teel meeldetuletusi, konsultatsioonivõimalust soovijatele.

Kirjelda kindlasti koolitajale laiemat sihti, mida soovid koolitusega saavutada. Pole välistatud, et mõni teine koolitus või arenguviis, näiteks coaching, aitab palju paremini sihini jõuda. Hea koolitaja soovitab parimat saadavalolevat koolitust isegi siis, kui seda pakub tema konkurent ning ta ise jääb sel korral sellest tellimusest ilma.

Kui koolitajaga kohtuda pole võimalik, vestle temaga telefonis. Püüa aru saada, kas su ettevõtte käekäik ning koolituse teema läheb koolitajale tegelikult ka korda või on koolitus talle ainult raha teenimise viis. Lihtsaim viis selleks on uurida, millist kirge koolitaja tunneb koolituse teemavaldkonna vastu. Kirg on tavaliselt suhtlemisel tunda. Ah jaa, kirge ja fanatismi ei maksa segi ajada. Fanaatilistest koolitajatest on tervislikum hoiduda.

3. Ära vali koolitajat paberite ja tekstide alusel

Ära otsusta artiklite põhjal. Mõni koolitaja on suurepärane kirjutaja, kuid kehv esineja ja inimeste kaasaja. Teine on harukordselt kehv kirjutaja, kuid kirglik, köitev ja kaasahaarav koolitaja – tean üsna mitut sellist tippkoolitajat.

Ära lase müügitekstidel end haneks tõmmata. Müügitekst on reklaam, mis annab tootest aimu, kuid edastab haruharva koolituse tegeliku sisu. Küsi müügimeestelt ja –naistelt jonnaka järjekindlusega, millisel moel koolitus rahuldab just sinu töötajate koolitusvajadust. Kui teine osapool jätkab ettevalmistatud müügijutuga, palu võimalust rääkida otse koolitajaga.

Ära otsusta sertifikaatide põhjal. Sertifikaate suudab endale hankida iga töövõimeline vähegi taibukas inimene. Samuti on olemas rahvusvahelisi sertifikaate, mille omandamiseks tuleb lihtsalt mõnisada eurot aastas välja käia. See, et inimesel on juhiluba, ei tähenda veel seda, et ta sõidab turvaliselt. Ilmselt ta oskab kuidagimoodi sõita, aga ohutuses ei saa kindel olla. See, et inimesel on diplom, ei näita veel haritust ega asjatundlikkust, kuigi võib sellele viidata. Uuri, kui oskuslik koolitaja tegelikult on.

4. Küsi hinnale põhjendust

Ära vali kunagi koolitust lihtsalt seepärast, et see on väga odav või väga kallis.

Odav koolitus võib olla kehv, kuid ei pruugi – näiteks juhul, kui sinu tegutsemisvaldkond on koolitajale emotsionaalselt või põhimõtete poolest väga oluline ning ta otsustab teha tööd poolmuidu.

Väga kallis koolitus ei pruugi olla veel väga hea, kuigi see võib viidata kvaliteedile – põhjalikuks eeltööks ning koolituse kliendile sobivaks timmimine nõuab tööd, aega ja pingutust.

Palu koolitajal põhjendada hinda ning selgitada, miks on see just selline ning mis selles täpselt sisaldub.

5. Osale aktiivselt ettevalmistuses

Võimalusel valmista koolitus ette käsikäes koolitajaga. See suurendab tunduvalt võimalust, et saad just sellise koolituse nagu su töötajad vajavad.

Ettevalmistuse käigus veendu selles, et ühiselt tehtud töö kajastuks koolituse pakkumuses. Siis võid olla veidi kindlam, et ka koolitus ise on selline nagu ühiselt ette valmistatud.

6. Kohtu koolitajaga pärast koolitust

Võta koolitajaga nädal-paar pärast koolitust ühendust ning küsi, mida ta ise koolitusest sai ning mida õppis. Samuti uuri, milliseid mõtteid tekitas temas koolitus ning milliseid soovitusi tal on edaspidiseks töötajate arendamiseks jagada.

Kui koolitaja hakkab eelkõige iseennast soovitama, siis küsi, milliseid teisi koolitusi, raamatuid ja kursuseid ning millisel põhjusel ta soovitab. Küsi temalt ka seda, kas ta on nendest soovitustest ise materiaalselt huvitatud või mil viisil ta on nende pakkujatega seotud.

 

17 efektiivsuse suurendamise võtet

Kanada juhtimis- ja eneseabikonsultant Robin Sharma kirjutas hiljuti oma blogis 17 võttest, mille abil saab kahe nädalaga väidetavalt suurendada oma efektiivsust kaks korda. Kas on nii lihtne, on iseasi, kuid oma iva peitub igas nõuandes. Toon allpool ära Sharma nõuanded ja kommenteerin mõnda neist paari lausega (kaldkirjas) ka omalt poolt.

1. Lülita tehnoloogia iga päev 60 minutiks välja ning tegele kõige olulisema ülesandega.

2. Tööta 90 minuti kaupa. Hulk uuringuid kinnitab, et just see on parim töö ja puhkuse rütm.

3. Alusta oma päeva vähemalt 30minutilise treeninguga.

4. Ära loe hommikul esimese tegevusena oma e-kirju.

5. Lülita helinad ja kõllid arvutis ja telefonis välja.

6. Võta nädalas üks päev täielikuks taastumiseks (e-kirju ei loe, telefonile ei vasta, tööd ei tee). Sa vajad oma võimete taastamiseks ühte päeva nädalas, sest muidu ammendad oma jõuvarud.Erakõnedele võib ju ikka vastata. Kui vähegi võimalik, võta taastumiseks kaks päeva ning veeda sellest vähemalt pool pere, sõprade ja teiste lähedaste inimestega.

7.USAs katkestab keegi töötaja töö iga 11 minuti tagant. Katkestused hävitavad produktiivsuse. Õpi oma aega kaitsma ja katkestustest loobuma.Samal ajal hoolitse selle eest, et oma aja kaitsmisel ei saaks suhted viga. Kui vajad eraldioleku aega, siis ütle ka teistele, millal soovid segamatult töötada.

8.Pühapäeva hommikul kavanda oma  järgmise nädala kalender. Saul Bellow sõnul leevendab plaan valiku piinu. See taastab fookuse ja annab energiat.Kui planeerid nädala üksikasjalikult, kulutad liiga palju aega ja vaeva. Otsusta sulle sobiva nädalapäeva hommikul järgmiseks seitsmeks päevaks iga päeva kõige olulisem tegevus, millega tegeled hommikul kohe esimese asjana.

9.Tööta järjest. Loojaid ühendab kaks asja: nad töötavad täie pühendumusega ning teevad seda pikka aega järjest.Kui vähegi võimalik, loo endale iga päev 1,5-3 tundi segamatu töötamise aega sel ajal, kui oled kõige taibukam.

10.Joo liiter vett igal varahommikul. Me ärkame veepuuduses. Ettevõtja kalleim vara pole mitte aeg, vaid energia. Vesi taastab energia.Hommikul vee joomine on küll hea, aga kas nüüd korraga liiter? Joo hommikul vett janu täis – see peaks olema piisav. Ja hiljem päeva jooksul loomulikult ka.

11.Ära vasta oma telefonile iga kord kui see heliseb. Seda muidugi juhul, kui su tööks pole telefonikõnedele vastamine. Olulistele numbritele helista tagasi. Ja jäta automaatvastajasse teade, mis selgitab, kuidas ja millal uuesti ühendust võtad.

12.Investeeri oma ametialasesse arendamisse, et saaksid oma tööga rohkem väärtust luua.

13. Väldi kuulujutte ja ajavampiire.

14. Puuduta iga paberit vaid korra.  Kui pead mõne dokumendiga tegelema rohkem, siis esimesel läbivaatusel tee märkmeid.

15.Pea tegevuste nimestikku, milles kirjas need tegevused, mida sa tegelikult ei pea tegema.Vali sellesse nimekirja kolm kõige suuremat ajaröövlit ning hoidu neist tegevustest kuu jooksul. Kui see õnnestub, siis võid järgmised koormavad tegevused lisada.

16.Ärka hommikul kell viis.See ei pruugi osale inimestest sobida – pealegi tuleks sel juhul minna magama kell üheksa õhtul või teha 2-4tunnist lõunauinakut, sest vajame 8-9 tundi und päevas (kui sa pole just treeninud oma keha ja meelt selliseks, et suudad olla värske ka neljatunnise unega). Proovi ärgata poolteist tundi varem ning mine poolteist tundi varem magama. Õhtune uni värskendab rohkem ning hommikul jõuad tavaliselt üllatavalt palju tehtud. Kui arvad end olevat öökulli-tüüpi inimese, siis tee lihtsalt proovi paaril-kolmel päeval ja vaata, kas selline elukorraldus sobib sulle.

17.Pea püstijalukoosolekuid.Püstijalukoosolekud toimivad ainult kiireks aruteluks. Sisulist arutelu vajavad teemad valmista ette ning aruta seni, kuni jõuate konsensusliku otsuseni.

Peavangutaja sündroom

Meil on eitamine veres. Tee proovi ning loe kokku päeva jooksul, mitu korda ütled ettepanekule kõhklematult ja konkreetselt “ei”. Ja mitme “ei” puhul hiljem mõtled, et oleks ikka pidanud nõustuma.

Meie aastane poeg on mittenõustumise maakonna meister oma vanuseklassis. Küsi tema käest ükskõik mida, tema raputab vastuseks ikka pead. Ju on ta seda oma vanemate ja teiste teda ümbritsevate inimeste käest õppinud.

Tulemus oli alguses naljakas – on seda vahel siiani – ja pärastpoole tüütav. Tema ei-väljendus pole olnud pea kordagi tõsiselt võetav. Hüva, võib-olla mõnel üksikul juhul sajast.

Sama lugu on täiskasvanutega. Lase korra oma tutvusringkond peast läbi. Mitu inimest selles põevad peavangutaja sündroomi, kasutades iga võimalust selleks, et väljendada oma keeldumist ja nõusolematust? Ja kui tõsiselt sa nende keeldumist võtad?

Kui inimene keeldub pidevalt kõigist ettepanekutest, kaotab tema negativistlik eneseväljendus usaldusväärsuse. Sama juhtub inimesega, kes on kogu aeg kõigi asjadega nõus.

Kui väljendame oma põhimõtteid ja arusaame selgelt, nõustume nende ettepanekutega, mis meile meeldivad või viivad meid valitud ja soovitud sihil edasi, siis käitume arukalt ning oleme arvestusväärsed. Kui keeldume tegevustest, mis käivad risti vastu meie põhimõtetega, ei vii meid sihile või on väga vastumeelsed, väärib me arvamus arvessevõttu ning suurendab ka meie endi väärtust nii teiste kui ka meie enese silmis.

Kui olen teadlik oma eitussündroomist, siis alati proovin esimesena ettepanekuga nõustuda, kuid enne lõplikku “jah”-i kaalun, kas ka tegelikult saan ja tahan endale mõnda kohustust võtta. Nii juhtubki, et vahel nõustun argumenteeritult ja vahel ütlen: “Sel korral on vastus ei.” See ei lõika küsijalt võimalust järgmisel korral taas mu abi küsida ega minult järgmisel korral rõõmuga nõustuda.

5 soovitust keskendumiseks

Kui elu kipub laiali valguma ning olulised asjad ei jõua kuidagi lõpule, võib abi olla raamatu “Juht ilma ametinimetuseta” autori Robin Sharma viiest nipist, millest igaüheks kulub minut.

1. Ole julge ja ütle kindlalt “Ei, aitäh!” neile tegevustele ja ettepanekutele, mis ei aita kaasa sinu kõige olulisemate asjade edasi viimisele.

2. Võta hommikul 60 sekundit, et panna kirja eesootava suurepärase päeva plaan.

3. Enne kõige olulisemale tegevusele keskendumist lülita välja kogu segav tehnoloogia: e-mail, välksõnumid, telefon. Anna ka teistele teada, et soovid töötada tunni või paar keskendunult ega taha, et sind katkestataks.

4. Hinga 60 sekundit keskendunult ning mõtle sellele, kaugele oled oma asjadega jõudnud ning mis on juba tehtud. See annab uut jõudu.

5. Võta 60 sekundit, et koristada oma töölaud. Kui sind ümbritsev keskkond on segi, on hajali ka mõtted; kui meid ümbritseb kord, on lihtsam ka peas korda luua.

5 pööripäeva tegevust

Pool aastat on seljataga ning see annab põhjust põgusa vahekokkuvõtte tegemiseks ja teise poolaasta lihtsaks planeerimiseks.

 

1. Millised olid sinu edusammud?

Võta kümmekond minutit ja mõtle tagasi aasta esimesele poolele. Millised olid sinu suurimad saavutused? Millega oled rahul? Mille eest väärid kiitust? Pane saavutused kirja ning premeeri ennast ja oma lähedasi, kes aitasid sul neid asju ära teha.

 

2. Milline on järgmise 6 kuu olulisim tegevus?

Tee väike paus ja mõtiskle eesootava poolaasta peale. Kirjuta paberile või arvutisse teineteise alla olulised asjad, mida võiksid järelejäänud aastaga ära teha.

Kui saad need kirja, siis vali neist kõige olulisem välja. Kui üht sihti on keeruline valida, siis vali välja kolm: üks eraeluline, üks enda arendamise siht ning üks töine eesmärk. Kirjuta need eraldi välja, iga siht eraldi lehele.

 

3. Milline on sinu järgmine tegevus?

Mõtle iga sihi puhul läbi, milline on sinu järgmine tegevus, et eesmärgini jõuda. Kirjuta see tegevus sihi alla. Kui pliiats jookseb paberil või näpud klaviatuuril nobedalt, siis visanda ka järgmised tegevused, mida on vaja teha eesmärgini jõudmiseks.

 

4. Otsusta aeg

Otsusta iga sihi puhul, millal sellega tegeled. Uuringud näitavad, et tegutseme kõige tõhusamalt siis, kui suudame endale luua nö positiivse rutiini. Otsusta, millal igal nädalal (ükskõik, kas korra või mitu korda nädalas) tegeled kõige olulisema eraelulise, enda arendamise ja töise sihi suunas liikumisega. Kirjuta need ajad kalendrisse.

 

5. Hakka pihta

Kohe kui saabub esimene sihipärase tegutsemise aeg, loo segamatuks toimetamiseks eeldused ning asu usinalt ja lustiga esimese väikese sammu kallale, mis viib sind sihile lähemale. Kui see samm tehtud, tõmba korra hinge ning seejärel võta ette järgmine samm.

Sellisel moel avastad peagi, et asjad liiguvad edasi uue ja värskema hooga.

 

Lihtsad ja keerulised abivahendid

Oma aja korraldamisel võib leida sadu erinevaid abivahendeid – mõned neist on lihtsad, teised äärmiselt keerulised. Hea on kasutada lihtsaid, sest see annab tohutu ajasäästu.

Keerulised abivahendid köidavad oma kasutusvõimaluste rohkusega. Milline ahvatlus kirjeldada kogu elu ainsas süsteemis, millest hiljem võib ainsa näpuliigutusega kõigi projektide hetkeseisu välja võluda! Siin peitub paar varjukülge: tegevuste esialgne kirjeldamine võtab terve igaviku, tarkvara õppimine teise igaviku ning süsteemi korrashoidmine kolmanda.

Samas on olemas lihtsad abivahendid, mille kasutuselevõtt vältab hetke ning mida sageli saab intuitiivselt, õppimata kasutada. Loomulikult, need on primitiivsed ega ole pooltki nii võimsad kui keerulised, kuid asja ajavad ära.

Näitan, millised on erinevad levinuimad töövahendid, mida kummagi koolkonna pooldajad kasutavad.

Keerulised tööriistad

Keeruliste töövahendite armaadat juhib Outlook. Microsofti tarkvara paistab silma selle poolest, et üldjuhul neis ei kehti Pareto printsiip, mille kohaselt 20 protsendi võimaluste kasutamine annab 80 protsenti kasust – pigem kasutab suurem osa neid 95:5 printsiibi kohaselt: 95 protsenti inimesi kasutab 5 protsenti tarkvara võimalustest ja tuleb sellega igati toime.

Outlook on suurepärane oma asjade korraldamise tarkvara eeldusel, et vaevud selle peensustesse tungima ning kõik oma tegevused selles kirjeldama. Paraku kulub selleks vähemalt nädal või paar. Kui siia lisada veel süsteemi korrashoiuks kuluv aeg, siis efektiivsest töövahendist on kaheldav kõnelda. Sama kehtib LotusNotesi kohta.

Aga pole midagi parata – need meie seast, kes töötavad korporatiivse ikke all, peavad sageli töökohustuste tõttu Outlooki või Notesi kasutama. Sel juhul on arukas panna Outlook või Notes võimalikult hästi tööle ning kasutada seda nii ühiste kui ka isiklike ülesannete kirjeldamiseks.

Lihtsust ja meeldivat disaini armastavas Apple’i arvutite ehk maakeeli ubinapuutrite maailmas leiab keeruliste lahenduste armastaja samuti oma lemmiku OmniFocusenäol. OmniFocus ei jää keerulisuse poolest Outlookile suurt millegi poolest alla.

Maci jaoks on olemas samuti Outlook, mis eelmises versioonis kandis Entourage’i nime, kuid kui vähegi võimalik, siis seda toodet soovitan vältida. Selles puudub suur osa PC Outlooki ahvatlevaid automatiseerimisvõimalusi ning kasutajaliides on kõike muud kui intuitiivne.

Sellesse klassi kuulub ka erinev produktiivsustarkvara, mille eredaimaks näiteks onMy Life Organized. Tarkvara loojate eesmärk on olnud üllas: aidata inimesel tegutseda lähtuvalt oma elu olulisimatest sihtidest ja rollidest, kuid tulemuseks on harukordselt keeruline tarkvara, milles oma elu kirjeldamine võtab paar-kolm nädalat.

Selliseid lahendusi leiab ka omal ajal peamiselt lihtsaid ja toimivaid lahendusi lubanud veebivara seast. Parim näide on ilmselt Toodledo, mille saladuste omandamiseks kulub kaugeltki enam aega kui kirjeldatavate tegevuste päriselus ära tegemiseks.

Kuldne kesktee

Hulk lahendusi püüab leida tasakaalu terviklikkuse ja intuitiivse kasutamise vahel.

Parim kasutatavast platvormist mittesõltuv näide on mõttekaartide kasutamine oma asjade ohjamisel. Vaba tarkvara FreeMind toimib nii Windowsi, Mac OSi kui ka Linuxiga arvutites ning tean mitut inimest, kes korraldavad oma asju mõttekaardi abil. Kirjeldad oma rollid ja eesmärgid ühes mõttekaardis ning seostad need igapäevategevustega. Soovi korral või kasutada ka mitut mõttekaarti, mille saad omavahel linkida.

Keerulisemate tasuliste mõttekaardivarade abil saab lisada sündmusi kalendrisse ning seada meeldetuletusi, mõne puhul isegi projektijuhtimisest tuttavat GANTTi kaarti joonistada.

Maci-maailmas pakub parimat mugavuse ja lihtsuse suhet tarkvara nimega Things. Selleski kirjeldad soovi korral oma rollid ning paned kirja nendega seotud projektid ja tegevused. Thingsil on suur pluss: ta võimaldab planeerida kõik oma tegevused, aga fookuses hoida ainult lähiajal olulisemaid. Tulevikutegevused saad paari nupuvajutusega peita eraldi kausta, kust need ilmuvad täpselt õigel ajal igapäevasesse tööülesannete loetelusse. Thingsi suure miinusena toimib see ainult õunatoodete, st Apple’i arvuti, iPadi või iPhone’iga.

Mu lemmikute hulka kuulub ka austraallaste loodud Thinking Rock, mis toimib nii Macis, Windowsi või Linuxiga kui ka Androidi ja iPhone’i telefonides. Thinking Rocki liides on intuitiivne ning see võimaldab suhteliselt lihtsalt kavandada oma tegevusi ning neid tõhusalt ära teha.

Kuldse kesktee alla kuuluvad ka mitmed märkmetarkvarad, milles tegevusnimestikke mõnus pidada. Keerulisematest võib esile tuua Evernote’i, millel olemas igale platvormile kliendid (Androidi oma tasuta kasutamiseks peab olema netiühendus olemas, netiühenduseta märkmete sirvimiseks tuleb aastatasu maksta) või tasuta SpringPad, aga viimasel puudub jälle arvutiga offline’is töötamist võimaldav klientprogramm.

Lihtsad lahendused

Mu sümpaatia kuulub kõige lihtsamatele lahendustele, mille kasutama õppimine võtab mõne hetke ning mille abil pole võimalik luua kosmiliselt keerulisi süsteeme.

Kalendri poolelt on kõige paindlikum ja laiemalt kasutatav Google Calendar, mis suudab suhelda enamiku telefoni- ja arvutikalendritega ja võimaldab samas leppida kohtumisi kokku ka teiste Google Calendari kasutajatega.

Tegevusnimestike ja märkmete poolelt meeldib mulle üle kõige Catch.com just oma lihtsuse tõttu. Catchi sisestad märkme ning soovi korral tähistad selle ühe või mitme sildi ehk tag’iga. Soovi korral võid lisada märkmele meeldetuletuse. Pealekauba saab Androidi telefoni või iPadiga sirvida märkmeid ka siis, kui netiühendust pole käepärast.

Ja lihtsate vahendite poolelt veel üks: vana hea märkmik või paberileht. Toimivad endiselt suurepäraselt, neid on lihtne kaasa võtta. Ainus paha lugu on see, et märkmele on keeruline lisada digidokumenti või seda kellegagi interneti kaudu jagada.

Millised on sinu lemmikvahendid ning miks neid eelistad? Palun anna kommentaarides nõu ja jaga oma kogemusi

 

Minnalaskmise kunst

Me kõik saame elada lihtsamalt ja väiksema stressiga, kui võtame veidi vabamalt ning vastutame eelkõige enda, mitte teiste elu-olu eest. Selle muudab keeruliseks üks asi – meis napib usaldust enda ja teiste vastu.

Olin mitu aastat kontrollifriik, võib-olla isegi suure osa oma elust. Mikrodirektori elu pole meelakkumine: pidevalt tuleb uurida, kuidas kellelgi läheb, kas inimesed ikka peavad lubadusi, kas kõik ikka saab õigel ajal korda.

Viimase aasta jooksul olen end muutnud. Lihtsalt ei jaksa ega taha enam kogu maailma eest vastutada. Ega ole vajagi. Näitan kolme kõige olulisemat õppetundi, mille olen saanud.

1. Ela ise ja lase teistel elada

Kaheksa aasta eest avastasin enda jaoks ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done. Mulle kui kontrollifriigile avaldas tõsiselt muljet delegeeritud tegevuste nimekiri: „Vau, äge, ma ei pea enam kunagi muretsema delegeeritud tegevuste pärast, sest kõik on kirjas!“

Anna ahvile haamer, lõhub maja ära. Delegeeritud tegevuste eraldi nimekirjas loetlemine on tõesti hea ja rahustav töövõte, kuid selle liiga sage kasutamine hävitab kogu mõju. Lõpuks kulub suur osa päevast inimestele nende unustatud tegevuste meenutamiseks ning tuju on täiesti nullis.

Mõne kuu eest otsustasin, et kui ma tajun maailma just nii adekvaatselt (või ebaadekvaatselt), kui mulle meeldib, siis teistel on samuti see õigus. Pean endiselt delegeeritud tegevuste nimekirja, kuid teistele tuletan nende lubadusi meelde ainult neil haruharvadel juhtudel, kui teisiti tõesti ei saa. Maailm muutus hetkega oluliselt rahulikumaks ja ilusamaks kohaks.

2. Ole hetkes

Iseenesest mõista on mul sõnastatud siht, mille poole liigun – see on küll varasemast hägusem, kuid siiski kindel. Tean, mille poole püüdlen ning kuidas tegelikult tahaksin elada (kui sina enda oma veel ei tea, siis joonista pilt sellest, kuidas elad paari-kolme aasta pärast, ning riputa see kuskile, kus saad seda iga päev vaadata).

Kuid piirepurustava tormamise eesmärkide suunas lõpetasin mõne aja eest, sest leidsin, et eesmärk ei pühenda abinõud. Kui elame hetkes, keskendume käsilolevale tegevusele ning enam-vähem teame, mida teeme järgmisena, on kõik väga hästi. Oluline on valida tegevusi, mis viivad meid edasi valitud suunas, mitte sellest eemale. Sel moel saame vajadusel kiiresti suunda korrigeerida ning sujuvamalt liikuda edasi koos välismaailmaga. Nutikas inimene kasutab teda ümbritsevaid voogusid mõnusamaks edasiliikumiseks, mitte ei võitle nendega viimse hetkeni.

3. Usalda maailma

Suurim takistus loomuliku toimimise teel on usalduse puudumine – meis napib usaldust ligimeste, maailma ja enese vastu. Kui ületad selle puude, avardub maailm tohutult ning varasemast enam asju muutub äkki võimalikuks.

Usaldust tehislikult, välise sunni mõju pole võimalik kasvatada. Usaldus tekib ise, peamiselt kogemusest. Kogemus tuleb proovimisest. Tee väike katse: järgmise tunni-paari jooksul usalda oma intuitsiooni ja mõtlemist nagu ka teiste oma ning sedagi, et maailm suudab toimida ilma sinu sekkumiseta. Kibe tõde: universum on toiminud miljardeid aastaid ilma, et oleksid püüdnud seda juhtida. Proovi veidi aega lihtsalt olla ja keskenduda pooleliolevale tegevusele. Kui hinge poeb ärevus, et kas keegi teine midagi teeb, mida lubas, siis usu kas või mõnikümmend minutit: küll ta teeb, sest ta on samasugune vastutustundlik inimene nagu sina ise.

Kui katse tuleb välja, siis proovi uuesti veidi pikema ajavahemikuga. Kui nurjub, siis proovi lühema ajavahemikuga mõne aja pärast uuesti. Ühel hetkel selgub, et kui loovutad veidi kontrolli, toimib maailm palju sujuvamalt ning kiiremini, ning sa ise pühenduda palju olulisematele tegevustele kui teiste maniakaalne kontrollimine ja kupjana tagantutsitamine. Lihtsalt proovi korra.