Kolm tähtsaimat tegevust

Keerulistel aegadel on olulisem kui kunagi varem näidata ettevõtte töötajatele selget sihti, suhelda nendega tavalisest tihedamini ning anda sihikindlal liikumisel isiklikku eeskuju, on öelnud maailma tipp-coach’ide hulka kuuluv Marshall Goldsmith. Mida saad selleks teha?

Kohtan üha sagedamini oma koolitustel inimesi, kes on juba praegu imekspandavalt tõhusad, kuid sellest hoolimata ei tule nad asjadega toime. Põhjus on lihtne – nad tegelevad strateegiliselt ebaoluliste asjadega. Kui su meeskond tegeleb ebaoluliste asjadega väga efektiivselt, siis segadus ainult suureneb, sest tõhusa tegutsemise viljana paisub ebaoluliste asjade kuhi meeletu kiirusega. Briti ajajuhtimisguru Mark Forster hoiatas selle eest kolm aastat tagasi ilmunud raamatus „Do It Tomorrow“: „Hõivetöö (busywork) näeb sageli rohkem töö moodi välja kui päristöö (real work).“ Seega hakatuseks peatu hetkeks ning jälgi enda ja oma meeskonna tööd. Kui palju on selles hõivetööd ja kui palju päristööd?

Selleks, et hõivetöö tegemisest loobuda, peab olema siht selge. Seega tasub esimese asjana koos üle vaadata, kuhu tahame välja jõuda ning kus asume praegu. Seda on parim teha kogu meeskonnaga – tuleme kokku ning vaidleme selgeks, kuhu ja miks tahame välja jõuda. Vaidleme seni, kuni jõuame ühtses tões kokkuleppele.

Kokkuleppes seame lihtsalt sõnastatud ja kõigile mõistetava eesmärgi, mis tekitab meeskonnas kirge. Sellest eesmärgist lähtudes paneme kirja tegevused, mis tulevad praegu väga hästi välja ning viivad meid ka tulevikus eesmärgile lähemale. Teise nimekirja loome asjadest, mis eesmärki vaadates on tarbetud – need on asjad, mille tegemine tuleb kiiremas korras lõpetada. Tegelikult ka. Vastasel juhul pole meie kalendris ruumi, et pöörata rohkem tähelepanu olulistele asjadele.

Igaühele konkreetne roll

Järgmisena paneme paika, kes mille eest konkreetselt hoolitseb, kui liigume ühtse meeskonnana eesmärkide poole. Aga kui inimesed ei tõlgi neid otsuseid n-ö isiklikku keelde, on tegemist järjekordse manifestiga, millest on kõige rohkem kasu siis, kui sellega ahju kütta.

Nüüd peaksid leidma nii juht kui ka iga tema meeskonna liige oma teel eesmärgi poole kolm kõige olulisemat projekti, mida nad hoiavad fookuses seni, kuni tulemus on saavutatud. Veelgi enam: igaüks leiab iga projekti puhul strateegiliselt olulise järgmise tegevuse ning keskendub sellele.

Iga projekti eest vastutaja paneb selleks kirja kõik selle projekti tegevused ning vaatab need kolme ringiga üle. Esimesel ringil kõrvaldab ta nimekirjast tegevused, mis pole eesmärgi saavutamiseks hädavajalikud või nõuavad tulemusega võrreldes ebaproportsionaalselt suurt pingutust. Teisel ringil leiab projekti eest vastutaja kõik tegevused, mida saab teha keegi teine – need tegevused kuuluvad delegeerimisele. Kahe esimese ringi tulemusena jääb sõelale käputäis kõige tähtsamaid tegevusi, mida saab teha ainult projekti eest vastutaja ise.

Nüüd paneb ta sel moel leitud kolme olulisima projekti järgmised strateegiliselt olulised tegevused oma kalendrisse kirja ning keskendub neile iga päev niipea kui võimalik kas või natuke. Ma ei väida, et sel moel peaks blokeerima oma kalendris iga päev mitu tundi. Aga pane kohe hommikuks kalendrisse märguanne kõige olulisema projekti strateegiliselt olulise järgmise tegevusega tegelemiseks – tegele sellega kas või natuke. Hommikupooliku teise poolde lisa märguanne kas või natuke tegeleda tähtsuselt teise projekti strateegiliselt tähtsa järgmise tegevusega ning vahetult pärast lõunat märguanne kolmanda projektiga tegelemiseks.

Sel puhul võtad iga päev veidi aega, et kolme olulist projekti jõuliselt eduka lõpptulemuse poole lükata.

Räägi inimesega

Neljanda tegevusena soovitan märkida pärastlõunasse suhtlemise aja, et pidada kiirelt aru ning julgustada teisi projektides osalejaid. Sel moel veendute, et olete koos teel õigete sihtide poole ning moodustate ühtse võitmatu löögirühma. Kui jagad kiirelt, veerandtunni jooksul oma võite ja kaotusi ning aitad teisi edasi liikuda, annab sellisest välknõupidamisest tekkiv energia ja sünergia kogu meeskonnale jõudu pingutusi jätkata.

Kuna selline sihikindel edasiliikumine nõuab väga palju energiat, siis hoolitse selle eest, et sisustad oma vaba aega kvaliteetselt: suhtle lähedastega ning puhka aktiivselt varasemast rohkem. Vastasel juhul kulutad energiat liiga palju ning su meeskond ei pruugi soovitud tulemuseni jõuda.

Proovi sellist efektiivsussüsti vähemalt kuu aja jooksul. Kaardista praegune seis ning tee järgmine vahekokkuvõte kuu aja pärast, et uurida, kas pingutused kandsid vilja, tähistada vahepeal saavutatud võite ning koos leida, mida on vaja järgmiseks spurdiks muuta. Seejärel võtate meeskonnaga muutused kasutusele ning järgmises vahefinišis kuu aja pärast vaatate asjad taas üle.

Selline tsükkel aitab meil üheskoos masu lõpetada kiiremini ning asuda taas heaolu kasvatama.

Kui arvad, et selline süsteem võiks Su meeskonda või ettevõtet aidata, palun uuri ka Raimo Ülavere ja minu ühise coachingutsükli Saak tutvustust siit. Tuleme hea meelega appi, et saaksime arenguga taas edasi liikuda.

Kolumni avaldasin esmakordselt keskkonnas juhtimine.ee ning see on taasavaldatud nende loal.